Cómo conseguir una gestión del inventario eficiente

En toda empresa es esencial llevar a cabo una correcta gestión de stocks que permita tener unas existencias mínimas que cubran la demanda de los clientes en todo momento. Un inventario organizado de forma óptima es el que proporciona una relación detallada, ordenada y valorada, de todos los bienes que posee la empresa.

La gestión del inventario eficiente se basa en realizar un seguimiento detallado de todos los productos almacenados, incluyendo las características de cada uno, ubicación, dimensiones, peso y unidades en stock. Al mismo tiempo, gracias a esta gestión eficiente, se podrán optimizar los costes de almacenamiento y los pedidos.

Un correcto control de inventario cubre todo el ciclo de vida del producto comenzando con el seguimiento al fabricante hasta los almacenes o puntos de venta, de manera que consigamos tener el producto disponible para nuestro cliente en cualquier lugar y en el momento adecuado.

Hay que destacar que los diversos avances tecnológicos en sistemas de gestión de inventarios han conseguido que esta tarea sea mucho más sencilla, ágil y participativa, y que también repercuta en las tareas de marketing y ventas.

Los pasos que deberemos seguir para llevar a cabo una correcta gestión de stocks son:

Control exhaustivo de la recepción de pedidos en el almacén.
Almacenaje óptimo con fácil acceso a la cadena de producción, para posteriormente proceder a su envío de forma sencilla.
Control sobre las ventas de cada producto.

El no llevar a cabo una buena gestión de stocks podría dar lugar al desabastecimiento de existencias en una empresa, provocando una subida en los costes, alterando los ciclos de compraventa, empeorando el servicio al cliente y disminuyendo las ventas.

Por este motivo la gestión de stocks es uno de los activos más importantes de una empresa, siendo muy importante implantar un sistema de gestión que optimice el seguimiento del inventario y simplifique el proceso, consiguiendo de esta forma la automatización en la gestión del negocio y anticipándose a la demanda de los clientes.

Cómo lograr una gestión del inventario eficiente

Es imprescindible realizar una buena estrategia de gestión del inventario para asegurar el funcionamiento de nuestra empresa, evitar pérdidas innecesarias de dinero e incrementar los beneficios mediante la información de ventas y clientes proporcionada por los equipos comerciales y de marketing.

Podemos seguir una serie de consejos que nos ayudarán a lograr un sistema de control de inventarios eficaz:

Mantener la información de producto actualizada. Para que el sistema de gestión de stocks funcione correctamente es básico que tengamos almacenada en todo momento la información correcta de cada producto y actualizada en tiempo real. Así tendremos localizado cada producto, conociendo el número de unidades disponibles que pueden venderse en cada canal, agilizando el proceso de preparación de pedidos. Al mismo tiempo reduciremos las probabilidades de enviar a los clientes productos erróneos.
Los datos básicos para identificar productos en un inventario son el SKU, código de barras, CPU, fabricante, número de lote, variación (tipo de modelo, color, tamaño, talla…) y el coste para poder calcular el valor total de los productos almacenados. Para esta finalidad, existen diferentes softwares que mantienen al día y sin errores la información de un producto y permiten conectarse a programas de control de inventario para compartir todo tipo de información. Además, la centralización de datos permite que todos los equipos implicados accedan en todo momento a la misma información.

Priorizar el stock. La prioridad de un stock depende de los datos de ventas ya que no todos los productos deben ser tratados por igual. El objetivo de priorizar el stock es evitar que los productos caduquen y se echen a perder. Un sistema de control de inventarios suele estar centrado en tres categorías:

Productos de alto coste y baja demanda.
Productos de coste y demanda promedios.
Productos de bajo coste y alta demanda.

Programar revisiones regulares del almacén. Es necesario revisar el inventario lo más a menudo posible. Para llevarlo a cabo se pueden programar revisiones regulares por tipo de producto. De esta forma a lo largo del año se estará manteniendo bajo control todo el almacén de forma progresiva.

Comparar las ventas y el inventario. Al analizar el stock de forma regular podremos ver si es interesante aplicar promociones o descuentos a un determinado tipo de producto con stock acumulado. De esta forma podemos conseguir la rotación de stocks más rápida posible e impulsar un buen ritmo de ventas.

Planificar los picos de demanda. Las previsiones de ventas varían a lo largo del tiempo tanto por motivos impredecibles como por momentos de mayor demanda que se repiten periódicamente y ante los que conviene estar preparado. Por lo tanto, ser previsor es otro aspecto fundamental de un sistema de control de inventarios correcto, evitando hacer una previsión de stocks poco realista, por exceso o por defecto.

Características de una gestión del inventario eficiente

Basándonos en las premisas que acabamos de exponer, para saber si un negocio está llevando a cabo una gestión de stocks efectiva, deberá tener las siguientes características:

Llevar a cabo un seguimiento óptimo del inventario, conociendo en todo momento el lugar de la cadena de suministro donde se encuentra cada componente.
Seguimiento y control de facturas sobre todos los pedidos y devoluciones de productos así como de los presupuestos enviados a los clientes.
Almacenamiento del producto en el lugar que genere un mayor valor.
Evaluación del comportamiento del cliente para prever la demanda futura.
Creación y gestión de órdenes de compra.
Automatización del envío del pedido, evitando de esta forma errores y retrasos.

Para gestionar nuestro inventario de forma eficiente podremos utilizar un software de gestión del inventario mediante el cual podremos procesar de forma rápida la oferta y la demanda de los artículos. De esta forma dispondremos de un almacén inteligente y automatizado en el que los procesos logísticos se ejecutan por equipos informatizados, eliminando las tareas repetitivas, de manera que los trabajadores puedan centrarse en otras que añadan valor al producto.

Estrategias de gestión del inventario

Existen diversas estrategias de gestión de stocks en función de la necesidad que tenga que cubrir la empresa:

Método Consigna. Estrategia especializada en el comercio al por mayor que se basa en mantener los productos en los depósitos de los clientes hasta que estos logren venderlos.
Just in time. Para empresas que quieren tener pocos productos almacenados. Se adquieren los productos justo antes de su venta o bien cuando se va a iniciar la cadena de producción, evitando tener una gran cantidad de stock almacenado.
Análisis ABC. Estrategia que clasifica las mercancías según su valor y su cantidad para conseguir una mayor rentabilidad.
Dropshipping. Consiste en enviar los pedidos de los clientes directamente del proveedor, evitando tener existencias almacenadas.
Bulk Shipments. Estrategia diseñada para empresas que tienen una alta demanda sobre su producto. No se tendrán que preocupar de la falta de artículos en el punto de venta porque siempre estarán disponibles.
Método cantidad económica de pedido (EOQ). Se realizan los pedidos de mercancías según el periodo anual que corresponda.
Método FIFO o regla de “Primero en entrar, primero en salir”. Siempre debe venderse antes el stock que se adquirió primero. Así se evita la acumulación de productos que pueden caducar o estropearse.
Método LIFO. Los primeros artículos que entran en el almacén serán los últimos en salir. Este método se aplica principalmente a productos no perecederos, es decir, aquellos que no tienen fecha de caducidad.

Independientemente de la estrategia de gestión de stocks que elijamos para nuestro negocio, nuestro principal objetivo deberá ser el garantizar que el producto llegue siempre al cliente según lo acordado, sin retrasos y en perfecto estado.

En Saqqara disponemos de soluciones dedicadas a la gestión de almacén, completamente integradas con los ERP de Sage que nos permiten conocer en todo momento el estado de los pedidos y productos. Estas soluciones ayudan a simplificar y optimizar todos los procesos logísticos de una empresa.

En Saqqara ofrecemos soluciones integradas personalizadas que permiten ampliar las funcionalidades del ERP Sage para adaptarnos 100% a las necesidades de cada empresa con el objetivo de ayudar a optimizar la gestión de inventarios.

El futuro en la gestión de stocks de cualquier empresa pasa por la incorporación de nuevas herramientas digitales que permitan su optimización. En Saqqara sabemos cómo ayudar a las organizaciones a incrementar su eficiencia en almacenes gracias al uso de las más novedosas soluciones de gestión de stocks.