Que toda empresa lleve su contabilidad de forma ordenada y correcta, cumpliendo con los plazos de presentación y la normativa vigente, es algo esencial independientemente del tamaño del negocio. Cualquier descuido o error en nuestra contabilidad puede acarrear importantes sanciones por parte de Hacienda, al mismo tiempo que dejamos de conocer el estado financiero real de nuestra empresa.
Por este motivo, es fundamental que llevemos la contabilidad de nuestra empresa perfectamente y al día. Esto lo podemos hacer bien de forma manual o bien mediante el uso de un software que nos permita automatizar esta tarea.
Llevar la contabilidad de forma manual, además de ser una tarea tediosa y poco práctica, implica que podamos cometer errores en el cumplimiento de los requerimientos legales y tributarios. Esto, unido a los nuevos procedimientos para enviar información de la Agencia Tributaria, incrementa la necesidad de utilizar un software contable y de facturación para la gestión de la contabilidad de nuestra empresa.
La mayor parte del software de contabilidad con el que trabajan las empresas en la actualidad está alojado en la nube, independientemente del tamaño del negocio. La nube es una plataforma en internet que permite que los datos y el software sean accesibles en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier tipo de dispositivo. Al tener los datos almacenados en la nube, todas las transacciones se procesan inmediatamente, siendo posible el almacenamiento de grandes volúmenes de datos.
Las aplicaciones de contabilidad en la nube se ejecutan en servidores remotos y se accede a ellas a través de un navegador web, ofreciendo un amplio abanico de ventajas y apenas unos pocos inconvenientes. Veamos a continuación en mayor profundidad qué es un software de contabilidad en la nube y las ventajas y desventajas de estos programas
Qué es un programa de contabilidad en la nube
Si nos decantamos por la utilización de un software contable hay que saber que existen dos tipos diferentes. En primer lugar es el conocido como software on-premise, que es el que se instala directamente en los equipos de la empresa, para lo que es necesario disponer de una infraestructura tecnológica donde alojar toda la información. Además, esta instalación local requiere de una supervisión por parte de un experto, así como un mantenimiento, un sistema de seguridad e incluso un hardware adicional. Al tratarse de un sistema interno, el acceso está limitado y sujeto a permisos para conectarse en remoto.
Sin embargo en la actualidad, la mayor parte de las empresas se decantan por la utilización de un software de contabilidad y facturación en la nube, desestimando la gran inversión inicial y de mantenimiento que implica tener un software alojado en las instalaciones corporativas, y al mismo tiempo consiguiendo evitar las restricciones de accesibilidad que conlleva.
Los softwares de contabilidad en la nube son una herramienta informática que permiten a las empresas llevar su contabilidad a través de Internet. Mediante el uso de estos programas podemos almacenar, acceder y gestionar todos los datos a través de Internet en la nube, sin necesidad de tener un programa instalado en el ordenador o en un servidor local. De esta forma, cualquier persona que esté autorizada podrá acceder a estos programas a través de un navegador web, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las soluciones de contabilidad que trabajan en la nube son muy seguras ya que la información se almacena en centros de datos que son mucho más seguros que los softwares instalados en ordenadores. Además, las copias de seguridad se realizan de manera periódica, los datos están asegurados por el proveedor de servicios y todos los datos que entran y salen del sistema están codificados.
Las ventajas de trabajar con un software de contabilidad en la nube son muchas. Los continuos avances de la tecnología “cloud”, tanto en seguridad como en optimización de la productividad y la velocidad, han hecho que cada vez haya un mayor número de empresas que se decantan por utilizar programas de gestión contable en la nube.
Veamos a continuación algunos de los beneficios más significativos que proporcionan los programas de contabilidad en la nube:
Aunque las desventajas son muy pocas o casi inexistentes en comparación con las ventajas, podemos señalar algunas:
Tal y como acabamos de ver, en la actualidad la mayor parte de las empresas, tanto si son pequeñas como si son grandes, utilizan programas de contabilidad con tecnología basada en la nube, permitiendo gestionar nuestras finanzas desde cualquier lugar y en cualquier momento. De esta forma nuestra información se almacena en la nube en un servidor remoto seguro, necesitando tan solo una conexión a Internet para acceder y trabajar con dicha información.
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