Canal de denuncias para pymes, ¿cómo deben adaptarse a la normativa?

El 21 de febrero de 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 o Ley de Protección de Informantes, o Ley Whistleblowing, que regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción dentro de cualquier tipo de organización. El objetivo de esta ley es el de instaurar medidas que protejan a las personas que denuncian, informan o alertan sobre conductas o malas prácticas que se producen dentro de una empresa y que puedan ser constitutivas de infracción. 

De esta forma y gracias a esta normativa, se fomenta la transparencia y se evitan las consecuencias negativas o represalias que puedan llegar a sufrir las personas denunciantes o informantes, garantizando la confidencialidad del alertador. La comunicación de las posibles infracciones tendrá que realizarse mediante un sistema interno de información o Canal de denuncias o Buzón ético o Buzón de denuncias, que las empresas están obligadas a implementar. 

Las Administraciones, organismos y las empresas delimitadas en los artículos 10-15 de la Ley 2/2023, han tenido hasta el 13 de junio de 2023 para implementar este sistema interno de información. Sin embargo, las empresas privadas de entre 50 y 249 trabajadores, y los municipios de menos de 10.000 habitantes, tendrán de plazo hasta el 1 de diciembre de 2023. Llevar a cabo una gestión laboral y de RRHH óptimas será por lo tanto, fundamental en todas las empresas que estén obligadas a implementar el buzón de denuncias. De esta forma la empresa podrá gestionar con eficacia todos los procesos de RRHH y dedicar más tiempo al diseño de estrategias para la organización y control del capital humano.

Objetivos que persigue el Canal de denuncias

Mediante la obligatoriedad de crear un Canal de denuncias dentro de cada empresa se persiguen los siguientes objetivos:

• Proteger a los informantes mediante la creación de un sistema interno de información eficaz que asegure la confidencialidad, seguimiento, investigación y protección de los denunciantes. 

• Detectar y prevenir irregularidades, infracciones o delitos en fases tempranas, promoviendo un nuevo marco de integridad basado en la cultura del cumplimiento normativo de las empresas, tratando de dar respuesta a las denuncias recibidas en un tiempo prudencial. 

• Evitar las represalias que puedan sufrir los trabajadores informantes o denunciantes y su entorno. Para ello, establece dos ámbitos de protección:

   

  • El de los propios informantes, que pueden ser trabajadores, proveedores, autónomos que prestan servicios, colaboradores de todo tipo, directivos, etc., y que han tenido conocimiento de irregularidades en la empresa dentro de un contexto laboral o profesional. 

     

  • Personas físicas o jurídicas con las que el informante mantenga un vínculo, como por ejemplo su familia, sus compañeros, la empresa para la que trabaja, etc.

     

• Designación de un gestor del sistema para su correcto funcionamiento

• Fomentar la transparencia y la información sobre los canales internos y externos de información en las empresas.

• Garantizar la protección de datos de carácter personal.

• Establecer un régimen sancionador para el incumplimiento de los mandatos de la Ley del Canal de denuncias 2/2023. Las sanciones pueden llegar hasta los 300 000 euros para las personas físicas y el millón de euros para las jurídicas en los casos más graves. Además, la empresa infractora podría llegar a perder subvenciones y contratos públicos.

¿Qué empresas están obligadas a contar con un Canal de denuncias?

Estarán obligadas a contar con un Canal de denuncias las siguientes empresas:

• Personas físicas o jurídicas que tengan contratados a 50 empleados o más.

• Todas las empresas, independientemente del número de empleados, en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención de blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte y del medio ambiente

• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones

Hay que señalar que las personas jurídicas con menos de 50 empleados pueden establecer su propio sistema interno de información (aunque no estén obligados) de manera voluntaria, cumpliendo los requisitos de la Ley 2/2023.

¿Qué tipo de informaciones se pueden comunicar en el Canal de denuncias?

Esta nueva normativa se refiere a las informaciones relativas a tres tipos de acciones u omisiones:

1. Acciones que puedan ir en contra de determinadas normas comunitarias. Por ejemplo y entre otras, están las relacionadas con la competencia y el impuesto sobre sociedades.

2. Acciones que puedan ser constitutivas de infracción penal. 

3. Acciones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves o muy graves y que están tipificadas en diversas leyes estatales o autonómicas (tributarias, laborales, ambientales, de consumo, entre otras muchas).

Requisitos que debe cumplir el Canal de denuncias

El Canal de Denuncias obligatorio debe cumplir con una serie de requisitos, independientemente de la tipología de empresa de que se trate, que se recogen en el art. 5 de la Ley 2/2023:

• Debe permitir comunicaciones tanto orales (conversaciones telefónicas o mensajes de voz) como escritas (correo postal o un medio electrónico). Las comunicaciones verbales podrán documentarse de dos formas:

  • Una grabación en un formato seguro, duradero y accesible.

  • Una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla. 

• En el caso de existir diferentes canales internos de denuncia, deberán integrarse y estar disponibles de manera unificada.

• La persona informante podrá solicitar una cita presencial para presentar la información.

• Cuando se grabe una comunicación, se deberá avisar al informante y se le indicará que sus datos serán tratados conforme a la normativa vigente. 

• El informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

• La empresa está obligada a realizar una consulta previa con los sindicatos y representación legal de los trabajadores, a quienes se les reserva un papel relevante en la configuración del canal.

• El órgano de administración u órgano de gobierno será el responsable del tratamiento de los datos personales que se faciliten durante las denuncias.

• El sistema interno de información debe ser asequible, permitiendo y facilitando la presentación de comunicaciones a las personas informantes definidas en el art. 3.

• El sistema debe estar diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice el anonimato de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, garantizando la protección de datos e impidiendo el acceso a personal no autorizado.

• Deben ser independientes y estar diferenciados del resto de sistemas de información de otras entidades u organismos aunque se gestionen de forma compartida.

En Saqqara ayudamos de forma eficaz a la expansión digital de cualquier negocio implantando y dando soporte a soluciones de software a medida de gestión empresarial Sage, las cuales están en constante actualización para adaptarse a los cambios normativos del momento. 

Contar con el asesoramiento y el acompañamiento adecuado de mano de profesionales consultores con una gran experiencia en el sector, ayudará a que tu empresa pueda potenciar su transformación digital implantando proyectos que optimicen su gestión empresarial.