Qué es y para qué sirve el forecast de ventas

El forecast de ventas es una herramienta imprescindible para planificar tu negocio. Es la estimación de ventas que tenemos para un determinado periodo de tiempo.

Qué es el forecast de ventas

A la hora de planificar e invertir los recursos, toda empresa debe contar con este informe como una de las variables más importantes. Su importancia radica en que nos permite conocer de la manera más fiable el futuro de la demanda, tanto a corto, como medio y largo plazo.

Definimos este forecast como una estimación y análisis de ventas futuras de productos y servicios que ofrece nuestra empresa durante un determinado periodo de tiempo.

Por ello, este informe dinámico es una de las variables más importantes en la planificación de los recursos, tanto para pequeñas y medianas empresas, autónomos y/o profesionales de ventas.

¿Qué datos utiliza el forecast?

Un buen forecast cuenta con diferentes técnicas de previsión. Esto depende tanto del tamaño de la empresa como de su sector.

Se definen dos métodos principales, que son los métodos cualitativos y los cuantitativos.

Los métodos cualitativos se basan principalmente en el juicio y evaluación subjetiva. Son por ejemplo las consultas al equipo comercial o las estimaciones sobre un nuevo producto, del que aún no tenemos datos históricos.

En cambio, los métodos cuantitativos se basan en los datos históricos de ventas. A ellas aplicamos diversas fórmulas matemáticas y estadísticas.

Dado que el reporting consiste en la estimación y análisis de la demanda, se basa, entre otros, en los siguientes datos, con el fin de ser lo más fiable posible.

Datos históricos de ventas y datos actuales
Análisis de tendencias
Estimaciones de marketing
Información promocional

Cómo estructurar los datos con un forecast de ventas

Para poder elaborar una correcta estructura de datos debemos tener en cuenta lo siguiente:

Necesidades del usuario: vendedores, directores comerciales, técnicos…
¿Qué nivel de detalle habrá en relación a las ventas por sucursal?
Debes disponer de la información de todos los departamentos y áreas que conforman la empresa.
Incluir información externa de empresas que se dedican a elaborar informes y estadísticas sobre las ventas relacionadas con tu sector.

Un dato importante es que los datos y la información de un forecast de ventas deben ser estructurados de tal manera que puedan ser expresados y entendibles de cualquier forma.

Importancia estratégica de un forecast de ventas

Cuando se trata de estrategia, el forecast de ventas es aquel elemento diferenciador que toda empresa debe incluir en su planificación debido a dos factores:

Competencia entre compañías

La competencia de una empresa es el factor determinante para la creación de un forecast de ventas efectivo.

Una proyección realizada sobre los competidores ayuda a gestionar mejor los precios, ofrecer servicios diferenciales y toda aquella información que se puede utilizar como ventaja competitiva.

Satisfacción del usuario

Una buena proyección de ventas permite incrementar la satisfacción del usuario y la experiencia del cliente, puesto que ayuda a incrementar la tasa de conversión y fidelización.

Además, hacer un forecast de ventas ayuda a:

Reducir costes.
Optimizar infraestructuras.
Agregar valor a todos sus procesos.
Reducir el margen de error.

Otro factor a tener en cuenta y con el que te puede ayudar el forecast de ventas es a definir las cuotas de venta por cada vendedor y medir desempeños laborales.

Por tanto el forecast de ventas contribuye a mejorar toda la estructura de ventas de la empresa.

Para qué sirve la previsión de ventas

El forecast ayuda a hacer previsiones sobre la demanda futura de los clientes. Esto a su vez reduce la incertidumbre del futuro. Esto significa que podremos sacar mayor provecho de rentabilidad para cada periodo y cada toma de decisiones.

Ventajas de los informes dinámicos

Los departamentos de compras, producción y logística, pero también de finanzas, se benefician de manera significativa de esta información.

Si cuentas con una previsión de ventas correcta, podrás:

Reducir inventarios
Optimizar la gestión del stock y reducir costes
Reaccionar mejor y más rápido en situaciones inesperadas
Tomar decisiones rápidas y fiables
Evitar la pérdida de ventas
Mejorar la atención al cliente
Saber qué va a ocurrir a corto y medio plazo

Cómo crear un pronóstico fiable

Mientras que no es sencillo realizar un pronóstico correcto, o de mejorar un forecast existente, no cabe duda de que vale la pena invertir en este proceso.

Para construir una previsión eficaz, son claves los siguientes puntos:

Análisis del histórico de ventas
Apoyo en el equipo comercial
Correlación con la evolución del sector
Análisis de tendencias

Sage 200 y su solución de Business Intelligence

Como hemos comentado a lo largo del artículo, los datos, a la hora de crear un forecast de ventas juegan un papel fundamental. Sin estos datos e información, no se podría hacer una previsión de ventas. Pero para ello, necesitamos, no sólo recopilarlos, sino contar con herramientas que nos permitan tener una visión global de lo que está sucediendo en toda la empresa y nos permita generar informes en tiempo real.

En este sentido, los ERP son la mejor solución. Los software de gestión empresarial como Sage 200, permiten gestionar todas las áreas de una empresa desde una única plataforma, fomentando el trabajo colaborativo y permitiendo que todos los departamentos estén conectados entre sí.

Además, gracias a la opción de añadir soluciones conectadas, para incrementar sus funcionalidades, como por ejemplo de Business Intelligence, convertir los datos en información de valor para la empresa es muy fácil y rápido.