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La transformación digital ha irrumpido en prácticamente todos los sectores de mercado, volviendo la digitalización imprescindible para cualquier negocio que quiera subsistir y expandirse en el mercado actual y futuro.
El sector hotelero es uno de los más competitivos, por lo que, es de suma importancia conocer con qué software tecnológico se trabaja. El hotelero debe elegir un software intuitivo, fácil de usar y que aporte soluciones a las necesidades específicas del hotel, con una imagen moderna, innovadora y actualizable. La implantación de un PMS es una inversión necesaria en eficiencia y productividad.
Como hemos comentado, cualquier empresa que desee garantizar la continuidad de su negocio, tiene la obligación de analizar las soluciones tecnológicas que van saliendo al mercado y decidir cuales son las que más se ajustan a las necesidades del establecimiento.
En esta nueva era del desarrollo tecnológico y la transformación digital, nos encontramos ante un nuevo consumidor, uno que también evoluciona. Hablamos de los consumidores multipantalla y multicanal. Por lo que, el hotel debe trabajar proporcionando una experiencia integrada a través de todos los canales, manteniendo el contacto efectivo con su cliente.
Es por ello, que los nuevos clientes, son clientes más informados, con más experiencias y que conocen sus derechos perfectamente. Todo esto se traduce en una exigencia frente al hotel, siempre buscando la perfección, ya sea en el trato como en el servicio.
El consumidor más conectado, más informado, participativo y exigente ha dado paso al consumidor co-creador. Se trata de un consumidor que disfruta con el aporte de opiniones, ideas y comentarios sobre sus necesidades.
¿Qué es un PMS?
Como acabamos de comentar, los hoteles son uno de los sectores que más tienen que avanzar con la digitalización, automatizando tanto la gestión como los servicios del hotel.
El PMS (Property Management System) o software de gestión hotelera es el medio por el que se realiza dicho proceso.
El concepto hospitality está relacionado con las mejoras de las relaciones entre el hotel y sus huéspedes. Ha traído la implantación de las tecnologías que facilitan el acceso a los servicios de una empresa hotelera. En ello consiste el PMS.
Básicamente es un sistema operativo de gestión que se encarga de automatizar las funciones y servicios de un hotel.
¿Para qué sirve un PMS?
Con la intención de saber las funcionalidades del sistema de gestión, debemos analizar los distintos aspectos que un PMS puede controlar y automatizar:
Gestión de reservas
A través de un PMS se pueden hacer reservas en base a un perfil creado por cada cliente o grupos de clientes. El sistema es capaz de generar reservas nuevas, gestionar cancelaciones, listas de espera, bloqueo de habitaciones, etc. Se acabaron los errores relacionados con la disponibilidad.
Base de datos completa
Las fichas de los clientes se registran evitando los errores. Así, permite al hotel tener una base de datos de todos sus clientes más optimizada y segura. Los perfiles generados por un PMS no sólo contienen los datos básicos de cada huésped, sino también otro tipo de información muy útil, como los detalles de sus estancias, para la personalización de los servicios.
Control del estado de las habitaciones
Capacidad de automatizar el estado actual de cada una de las habitaciones. Es decir, el responsable de recepción puede saber en tiempo real si una habitación está ocupada, vacía, limpia o bloqueada, por averías u otros motivos.
Servicio de caja
La gestión económica de un hotel es una de las tareas más complicadas. El PMS de un hotel se encarga de controlar los pagos pendientes, los cargos extra a una habitación, la antigüedad de las cuentas o la autorización de diferentes métodos de pago según las preferencias de cada cliente (tarjeta de crédito, efectivo, cheque, etc.) cumpliendo con las políticas de la empresa.
Internacionalización de los servicios
Las tarifas y pagos se traducen automáticamente a las distintas clases de moneda según el país de origen de los clientes. Asimismo, los idiomas de cada cliente se pueden establecer de manera automática en la parte correspondiente a su perfil de huésped.
Otros servicios
El PMS de un hotel también permite el control y desarrollo de otros servicios relacionados con el concepto de hospitality. Por ejemplo: bloqueo de llave, gestión de servicios de Internet, TV y teléfono, minibar, programación de actividades y establecimiento del servicio despertador, etc.
¿Por qué necesitas un PMS en tu hotel?
El PMS se compone de diferentes módulos que proporcionan una solución específica para cada área del hotel. A continuación recogemos algunos motivos por los que invertir en un PMS, ya que proporciona una gran cantidad de beneficios para los hoteles:
Mejorar la toma de decisiones
Disponer de un PMS para hoteles ayuda al empresario a predecir decisiones que sin utilizarlo sería un proceso mucho más complicado y costoso. De esta forma, se produce una eficiente gestión de las ventas que repercute directamente en el aumento de clientes y facturación.
Optimización de recursos y tiempo
Para los empleados del hotel el tiempo es oro. Por eso, tener un programa de gestión simplifica una buena parte de las tareas cotidianas propias de la gestión hotelera. Además, desde el PMS software se podrán gestionar de forma global e integrada todas las áreas del hotel, suponiendo un ahorro en costes y tiempo.
Mayor conocimiento de los clientes
La centralización y automatización de los datos relativos a las reservas, permiten un mayor conocimiento de la experiencia del cliente en el hotel. De esta forma, realizar acciones de marketing y comunicación va a ser mucho más sencillo.
Mejora del Revenue
Como consecuencia de una mejor gestión y eficiencia en las reservas del cliente, el revenue también mejorará. Esto es debido a que el uso de un PMS permite optimizar las tarifas en cada momento y ofrecer el precio adecuado para cada tipo de cliente.
En conclusión, utilizar un PMS software te proporciona una gran cantidad de ventajas y mejoras en los procesos de gestión del hotel.
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