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Cuando una empresa inicia su actividad, gestionar la mayoría de sus procesos puede no resultar demasiado complicado y pueden controlarse mediante herramientas de ofimática como Excel, o mediante la contratación de consultoras especializadas. Sin embargo, a medida que una empresa crece, los procedimientos se tornan cada vez más elaborados y complejos y la gestión de cada uno de ellos mediante las herramientas de ofimática tradicionales comienza a ser insuficiente. Como consecuencia, los errores humanos se suceden con más continuidad y se pierde el control en la externalización.
Cuando en nuestra empresa empecemos a percibir que los procesos están saliendo de nuestro control debido a su complejidad o a la cantidad, habitualmente no se está obteniendo el rendimiento esperado. La falta de integración y de automatización ocasiona pérdidas de tiempo y dinero y, en esa situación, es habitual preguntarse por la implantación de un ERP en la empresa.
Señales que indican que necesitas una solución ERP en tu empresa
Un software diferente para cada proceso de gestión
¿Qué herramientas están utilizando tus empleados para la realización de sus tareas? ¿Utilizas programas diferentes para gestión los cobros, pagos y pedidos de tus clientes? ¿Tus procesos son manuales o automatizados?
Son algunas de las preguntas que es necesario formularse para conocer si es necesaria la implementación de un ERP. Es importante que hagas un análisis de las herramientas que utilizas para darte cuenta de lo que estás invirtiendo en plataformas y cómo es la utilización de cada una de ellas. De este modo podrás ver si se facilita o se dificulta el trabajo diario de los empleados y si se producen pérdidas en la eficiencia y productividad de la actividad empresarial.
Los software ERP permiten centralizar en una única plataforma todas las funcionalidades que necesitas para desempeñar la tareas de los distintos departamentos, unificando, simplificando y optimizando el tiempo de gestión, ofreciendo una visión integral y un mayor control de la información del día a día en tu empresa.
A día de hoy existen diversas situaciones por las que atraviesan las empresas que ponen de manifiesto la necesidad de implantar un ERP.
La contabilidad se ha vuelto un proceso, lento, complicado y lleno de errores
El área administrativa es uno de los departamentos que más se va a beneficiar de las soluciones ERP.
La realización manual de un proceso de contabilidad puede suponer muchas horas de dedicación, recursos y esfuerzos, provocando la pérdida de productividad y oportunidades de negocio. La automatización de estos procesos, como por ejemplo, la generación de facturas permite realizar operaciones en segundos, para que así, puedas dedicar tiempo a aquello que aporte valor real a tu empresa.
Si tu contabilidad se ha vuelto un proceso, lento, complicado y con errores, es momento de apostar por un ERP.
Pasas más tiempo buscando y recopilando información entre documentos y archivos que produciendo
Disponer de una plataforma donde archivar y disponer de todos los archivos importantes para el negocio es fundamental. Se calcula que un 36% del tiempo de la jornada laboral se invierte en buscar información relevante para el negocio, según un estudio realizado por Open KM.
Invertir tiempo en la búsqueda de documentos supone un gran coste para cualquier empresa. A menudo, se suelen utilizar demasiadas herramientas y se disponen múltiples versiones de un documento, que puede dificultar la localización de la información verdaderamente relevante.
Con un ERP es posible archivar todos los documentos necesarios, realizar una búsqueda avanzada y visualizar los documentos relacionados de un área de la empresa en cuestión. De este modo es posible optimizar el tiempo y ahorrar tiempo, espacio y costes.
La gestión de las ventas implica mucho tiempo y no se mejora la experiencia de los clientes
Si gestionar las ventas sigue siendo un proceso caótico o inviertes demasiado tiempo en la gestión de facturas, comisiones o en la trazabilidad de lotes y pedidos, es porque la gestión de la empresa puede mejorar.
A menudo, la falta de trazabilidad de la información en el ciclo de venta origina fallos que repercuten en la experiencia del cliente, lo que afecta directamente a la imagen del negocio.
Con las soluciones ERP, el personal de cada departamento tendrá acceso a la misma información y actualizada en tiempo real. De esta manera, podrás saber siempre cuántas unidades de cada producto te quedan, hacer previsiones en fechas señaladas, crear rutas de entrega, generar avisos automáticos de retrasos o saber si un entrega se ha realizado o no.
Si una empresa está atravesando por cada una de las circunstancias descritas anteriormente la respuesta es el momento de realizar la implantación del ERP. Sin embargo, lo recomendable es no llegara un punto crítico en la gestión de procesos antes de implantar un ERP y apostar por este tipo de herramientas cuanto antes.
Beneficios de contar con una solución ERP
- Mejora la toma de decisiones: Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable, facilitando así la toma de decisiones más ágil gracias a una visión integral del negocio.
- Evita duplicidades en la información: Las distintas áreas de tu empresa pueden acceder en tiempo real a la misma información, reduciendo así los registros y versiones duplicadas.
- Se adapta a las necesidades específicas de cada empresa gracias a su escalabilidad: Los ERP son escalables. Permiten la integración de otras soluciones para adaptarse al 100% a las necesidades de la empresa. Todas tus herramientas en una única plataforma.
- Mejora la seguridad: Toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.
- Mejora la eficiencia y la productividad: La automatización de tareas laboriosas y manuales permitirá optimizar el tiempo de los empleados para que lo destinen a acciones que aumenten la oportunidades de negocio.
Cómo implementar con éxito un ERP en tu pyme
Emprender la implantación de un ERP no resulta un proceso muy agradable para la empresa, ya que el personal está acostumbrado a una dinámica en la gestión de los procesos de trabajo diarios y eso puede suponer algún tipo de rechazo por miedo al cambio. Por otro lado, en la empresa pueden pensar que la implementación puede suponer mucho tiempo y una gran carga de trabajo, tanto en la integración de la solución como en el hecho de reestructurar procesos para mejorar la eficiencia y la eficacia.
Si desde un principio, a la hora de empezar la actividad en una empresa, se apuesta por la implementación de un ERP, será un proceso más sencillo. Esto se debe a que será posible dedicar más tiempo sin descuidar las tareas de la compañía y a que se podrán definir desde un inicio los procesos de trabajo teniendo en cuenta la disposición de este tipo de herramienta.
Además, resulta más sencillo que los empleados se adapten a la nueva forma de trabajo pues no tienen la rutina tan marcada. A medida que se vaya incrementando el volumen de trabajo, podrán maximizar su rendimiento ya que ya estarán adaptados a esta nueva forma de trabajar con un ERP.
Si se integra una solución de gestión empresarial con anticipación, además, se puede disminuir la inversión necesaria para su implementación. La razón primordial es que cuanto más grande sea la empresa, requerirá implementar mayor cantidad de módulos y esto supone una mayor inversión por parte de la empresa.
Además, al realizar la implantación en esta etapa de crecimiento, garantizamos que la empresa crezca rápidamente, sea sostenible y que sea competitiva desde los pasos iniciales. De este modo se podrá conseguir un crecimiento organizado y controlado, haciendo que la empresa se distinga de sus competidores y gane eficiencia en sus procesos y tareas diarias.
Un punto importante a tener en cuenta es que al realizar la implantación del ERP, cuando la compañía está en iniciación, se debe tener una visión a futuro de cómo la empresa se desenvolverá, para así poder evitar tener gastos futuros, referentes con la implantación de nuevos módulos que no se previeron desde el inicio.
Recuerda siempre que una solución ERP otorgará un mayor control de la empresa y sobre todo será capaz de ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo; garantizando el desarrollo de la compañía en un corto plazo de tiempo.
Conoce las soluciones ERP que ofrecemos en Saqqara y escoge la que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Para cualquier duda o más información puedes contactar con nosotros.
