¿Cómo controlar la gestión de gastos profesionales en las empresas?

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By saqqara

Tener al día y en orden la contabilidad de tu negocio puede resultar una ardua tarea, ya seas autónomo o una pequeña/mediana empresa. Esto puede verse provocado, entre otros motivos, por la cantidad de tareas manuales que se hacen en el día a día. A estas tareas se suele dedicar mucho tiempo, y a menudo se producen errores que no siempre son fáciles de detectar.

Además, la gestión de los gastos profesionales de tus empleados, ahora que la movilidad empresarial está a la orden del día, puede convertirse en una verdadera odisea. Llevar el control de los tickets y los gastos de tu empleados (viajes, comidas, material, peajes, gasolina, etc.) requiere de un tiempo que a menudo no tienes.  

Para ello, los software de gestión ERP son una solución ideal para llevar una gestión más eficiente y controlada de toda la economía de tu empresa. ¿Por qué? Empecemos por el principio. 

¿Que es un programa de contabilidad?

Se trata de un programa informático o una aplicación que registra y procesa operaciones contables. Y, además, ofrece la opción de disponer de las ventajas que te ofrece la nube si así estuviera alojado. Este tipo de software pone en práctica los procesos de contabilidad de manera digitalizada, rápida y eficaz.

Debe adecuarse a los Principios Contables Generalmente Aceptados para garantizar el correcto funcionamiento de la actividad contable.

A menudo, los ERP incluyen módulos de Contabilidad y Finanzas. La diferencia entre estos módulos y un programa de contabilidad es que un ERP es una herramienta mucho más flexible, ya que pueden añadirse otros módulos que contribuyan a la gestión global de la empresa. Es decir, un ERP llega mucho más lejos. 

¿Estoy obligado a llevar la contabilidad de mi empresa?

En España, está recogido en el Art. 25 del Código de Comercio que: “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios''.

Es obligatorio llevar la contabilidad de:

  • Las personas jurídicas (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas, etc).
  • Las personas físicas (autónomos) que estén en régimen de estimación directa normal.

¿Por qué apostar por un ERP para la gestión de la contabilidad? 

Te mostramos las ventajas de una solución ERP para tu contabilidad:

Ahorro

En primer lugar, una de las características más importantes de un módulo o software para la gestión de la  contabilidad, es que supone un gran ahorro de tiempo en comparación con la contabilidad manual. Con un software contable, se agilizan las tareas del departamento, lo que antes suponía horas de cuadre de cuentas y búsqueda de datos, con soluciones de este tipo se reducen a un simple ‘clic’.

Por ejemplo, gracias a plataformas integradas con el ERP, se pueden registrar gastos a partir de un ticket de compra, escanear facturas y generar los asientos contables de forma automática o conciliar movimientos bancarios para tener toda la información a golpe de clic. Además de tiempo, ahorramos dinero, ya que el uso de recursos humanos y los posibles errores contables (que siempre suponen un coste para la empresa) se eliminan.

Mejora en la gestión

Un software para la gestión de la contabilidad no es un simple banco de datos. Nos proporciona un análisis de datos contables, lo que se nos aporta un suministro de información muy útil para la gestión empresarial. A partir de esta información, el software contable nos brindará la posibilidad de generar los informes necesarios para tomar decisiones oportunas en su empresa.

Protección

La ley nos exige que se mantengan durante varios años los informes financieros de una empresa. Esto puede requerir mucho espacio si se hace de forma física, ya que los archivos en papel ocupan mucho espacio.

Con la ayuda de un software de contabilidad, todos los archivos se guardan en dispositivos electrónicos o en la nube y se pueden consultar cuando sea necesario, sin necesidad de depender de un equipo en concreto. Un buen software de gestión online ofrece cifrado de seguridad TLS para conectarse al sistema (sistema de encriptado similar a los de los bancos), copias de seguridad diarias, control de accesos a sistemas. Estos sistemas son mucho más fiables que trabajar en un PC en local.

Automatización

En muchos casos se pueden automatizar las acciones, para que en el momento de registrar una acción, se realice de forma automática.

Por ejemplo: crear una factura, la venta de un artículo, el software de contabilidad se encarga automáticamente de crear los asientos contables correspondientes. 

Disponibilidad

Todo se guarda automáticamente y se almacena en la nube. Esto nos permite acceder en todo momento y sin limitación alguna. Al evitar tener que introducir información desde múltiples sitios o sistemas, evitarás tener que mantener diferentes bases de datos con información posiblemente duplicada y con posibles errores. 

Reducción de errores

Se reduce mucho el número de errores ya que el sistema contable hace los cálculos con mayor exactitud. Un buen programa de contabilidad está diseñado en clave de minimizar errores. 

Mayor volumen de producción

Un software de contabilidad puede manejar grandes volúmenes de transacciones, debido a su rapidez en el procesamiento de los datos. 

Informes

Los informes se pueden generar de forma diaria, para poder visualizar la información requerida y tomar decisiones. También es posible automatizar esta tarea, haciendo que el sistema se encargue de crear los reportes y exportarlos de forma periódica.

Marca la diferencia con un software contable

Conocemos bien la importancia de llevar las cuentas al día, para conocer la situación financiera de tu empresa. Por ello, el software de Sage; con los módulos específicos de contabilidad y finanzas, de las soluciones de Sage 50cloud y Sage 200cloud, uno de los programas más utilizados por las PYMES españolas, te garantiza la eficacia en tus procesos. 

Es una solución fácil de utilizar que automatiza tus gestiones administrativas y te proporciona información cualificada para tu toma de decisiones.

Sage 50cloud y Sage 200cloud te permite:

  • Gestionar cualquier tipo de contabilidad: financiera, analítica y presupuestaria.
  • Obtener informes y estadísticas automatizadas y personalizadas.
  • Gestionar balances y cuentas anuales.
  • Cumplir con las obligaciones fiscales: IVA, IRPF e Impuesto de Sociedades, entre otros.

Controla los gastos profesionales de tus empleados 

En un momento en el que la movilidad empresarial y el teletrabajo están a la orden del día, Sage 200cloud permite la integración de soluciones conectadas para aumentar las funcionalidades de tu ERP y adaptarlo al 100% a las necesidades de la empresa, para dar respuesta a estas nuevas exigencias. 

Por ejemplo, con nuestra solución conectada expresa para contabilidad, puedes llevar un control exhaustivo de los gastos profesionales de tus empleados. Éstos pueden hacer una foto del ticket o factura, añadir un nuevo gasto o imputación de los kilómetros, para que así, tu departamento administrativo tenga una visión global e inmediata de la información y pueda generar informes de los gastos. 

De esta manera, no tendrán la necesidad de conservar los justificantes de gasto en papel, registrando un gasto en cuestión de segundos y en un solo clic. 

¿Cómo te ayuda esta herramienta? 

  1. Es una plataforma multidispositivo y multiplataforma, segura y escalable, que te permite acceder con diferentes perfiles.  
  2. Te permite parametrizar los gastos y definir diferentes etapas de validación y condiciones necesarias para su aprobación o rechazo.
  3. Te proporciona una visión global de los gastos y permite generar y exportar hojas de pagos para un mayor control.  

¿Quieres obtener Sage 200cloud con esta solución conectada? Rellena el siguiente formulario y en breve, uno de nuestros consultores se pondrá en contacto contigo. 



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