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Para garantizar el correcto funcionamiento y desarrollo de la actividad empresarial, lograr una gestión de proyectos efectiva es fundamental. Para conseguirlo, algunas empresas disponen de sistemas de gestión empresariales (ERP) para organizar y gestionar las áreas de la empresa implicadas en los diferentes proyectos y los recursos que se necesitarán.
Cuando se gestiona un proyecto, los ERP actúan como un sistema centralizado que registra todos los procesos y que permite controlar todas las operaciones y evitar la duplicidad de información. Por todo ello, con un ERP es posible llevar un seguimiento más exhaustivo de los proyectos y evitar desviaciones.
Controlar desviaciones con un ERP
Cuando se emprende la gestión de un proyecto, siempre existen algunos riesgos que pueden provocar desviaciones y pueden alterar los objetivos fijados con el cliente.
Controlar el presupuesto
Prestar atención al consumo del presupuesto destinado a un proyecto es clave para alcanzar el éxito en la gestión. A veces, surgen imprevistos que provocan el agotamiento del presupuesto antes de la finalización del proyecto, lo que puede provocar la paralización o generar una ampliación de presupuesto, lo que repercute directamente en la rentabilidad de la empresa.
Normalmente este tipo de riesgos surgen cuando hay retrasos en el proyecto, puesto que se tienen que destinar más recursos a su desarrollo de los previstos inicialmente.
Para evitar todo esto será vital que la persona encargada de la implantación sea muy rigurosa y exhaustiva con el proceso. Es importante que optimice los recursos al máximo, teniendo en cuenta los imprevistos que puedan surgir, destinando una partida a éstos, y así garantizar que se puedan solventar sin necesidad de una ampliación de presupuesto.
Contar con un ERP ayuda a planificar las necesidades de compra e informar de los movimientos de consumo de materiales, por lo que es posible agilizar la toma de decisiones y controlar el presupuesto.
Asegurar el cumplimiento de los plazos
Llevar al día la gestión de un proyecto es importante para evitar contratiempos como: falta de presupuesto, poner en juego la reputación de la marca, la pérdida del cliente, etc.
En este caso la previsión y un buen control de las tareas a realizar es fundamental. Si la empresa dispone de un ERP, en este contexto es posible anticiparse a los retrasos mediante la supervisión de las tareas y subtareas que hay asociadas a cada fase y a los recursos asignados para cada una de ellas.
Gracias a la visualización del planning a partir de los diagramas de Gantt de los que disponen algunos ERP como Sage 200 es posible visualizar el estado de un proyecto en tiempo real y optimizar la gestión del proyecto.
Gestionar y realizar un seguimiento de los recursos
Sufrir alteraciones en la disponibilidad de los recursos de un proyecto es un riesgo que todas las empresas deben asumir.
Para evitar riesgos en la disponibilidad de recursos será necesario hacer una buena previsión y un análisis exhaustivo de todos los proyectos y los recursos destinados para previsualizar cuáles requieren más atención, corren más prisa o necesitan un impulso.
Con el fin de facilitar el seguimiento de los recursos, los ERP como Sage 200, permiten a los empleados imputar tiempo y llevar a cabo un seguimiento de los recursos empleados (máquinas, materiales, gastos generales, etc.).
Prestar atención a la gestión de otros proyectos
Es importante tener claro qué proyectos dependen de otros y el tipo de gestión que requiere cada uno de ellos. Tener una visión global de todos los procesos y de las tareas a realizar, permite realizar una previsión de horas ajustada y saber qué recursos y tiempo se necesita invertir en cada uno de ellos.
Controlar las desviaciones de un proyecto con Saqqara
Los software de gestión empresarial (ERP) son una buena manera de controlar las desviaciones de un proyecto evitando sobrecostes y permitiendo la toma de decisiones más rápidas. Además, ayudan a tener una visión integral del negocio y permiten corregir, de forma ágil, desviaciones en consumo de horas, gastos adicionales, servicios subcontratados, etc.
Con Sage 200 podrás llevar a cabo la gestión de proyectos de manera eficiente, productiva y unificada desde una misma plataforma. Cuenta con un módulo específico para la planificación, la presupuestación, el seguimiento del proyecto y la facturación. De este modo, es posible gestionar proyectos de principio a fin. Además, permite incorporar otras soluciones integradas que lo complementan y de este modo, obtener un ERP completamente adaptado a las necesidades de tu empresa.
Como ves, las soluciones ERP son una buena opción para controlar las desviaciones de un proyecto. ¿Necesitas ayuda con la gestión de tus proyectos? En Saqqara Informática estaremos encantados de ayudarte. Puedes contactar con uno de nuestros consultores en el siguiente enlace.
