Software para gestión de hoteles: Cómo agilizar procesos

Hoy en día, las tareas y los procesos a los que tiene que enfrentarse la gestión del día a día de un hotel son cada vez más complejos y numerosos. Por este motivo, son cada vez más los hoteles que optan por implementar un programa informático capaz de agilizar todos estos procesos. Mediante este tipo de programas, el hotel puede realizar de forma rápida, cómoda y eficaz, tareas como registrar la jornada de sus empleados, gestionar reservas, gestiones administrativas, asignar de forma automática habitaciones, guardar un registro de las incidencias, registro de cobros y métodos de pago, suplementos, comidas, servicios complementarios, etc., mejorando el rendimiento del hotel y consiguiendo que la estancia del cliente sea una experiencia completa e inolvidable.

El software para hoteles ayuda a estos a optimizar sus procesos, lo que repercute de forma directa en la generación de mayores ingresos, reducciones de costes y en la mejora de la experiencia de los clientes.

Mediante esta útil herramienta el hotel puede llevar a cabo diversas actividades de manera simultánea, siendo un software imprescindible para los hoteleros que quieran mejorar el funcionamiento de su negocio.

Gracias a este software, los operadores de hoteles pueden optimizar sus procesos administrativos y mejorar su sistema de gestión hotelera en general, la clave reside en seleccionar el más adecuado para cada tipo de hotel.

¿En qué consiste un software para hoteles?

Como acabamos de comentar, un software de gestión hotelera es una tecnología que permite agilizar las tareas de los operadores y propietarios de hoteles, a la vez que consigue aumentar las reservas tanto a corto como a largo plazo.

El sistema de gestión hotelera no solo es importante en las operaciones cotidianas, sino que es una parte fundamental de la experiencia general de los huéspedes. Hay que tener en cuenta que desde el primer momento de la reserva en línea de los clientes, hasta que completan su estancia y envían sus comentarios, deberán estar apoyados por una tecnología que ayude a mejorar su experiencia.

Encontrar un software para hoteles que ofrezca los servicios que deseamos y necesitamos es esencial para administrar nuestro hotel de forma eficaz. Este sistema deberá en todo momento cumplir una serie de propósitos:

Gestionar las reservas. El sistema de gestión hotelera debe ayudar a administrar las reservas con total efectividad, automatizando el proceso de reserva, de manera que ahorremos tareas administrativas y podamos concentrarnos más en interactuar con los huéspedes. Además, evita el riesgo de duplicidades en las reservas.

Reservas directas on line. Este software debe permitir conseguir reservas directas en nuestro sitio web de forma activa, ya que los clientes de hoy en día son más propensos a reservar on line. Las reservas directas maximizan los ingresos generados por reserva, por lo que solo deberíamos tener en cuenta los programas que se integren con un motor de reservas en línea.

Gestión de canales. El sistema de gestión hotelera debe facilitar la puesta en marcha de nuestra estrategia de distribución, es decir, que nos permita asociarnos con diferentes tipos de agentes del sector, como agencias de viajes en línea o sistemas de distribución global. Por este motivo es importante que el programa disponga de un gestor de canales para crear y poner en práctica una estrategia de distribución diversificada.

Sitio web. El software tiene que ayudarnos a mejorar nuestra presencia on line, incluyendo por ejemplo, un editor web o una herramienta de creación de sitios web. Nuestra web deberá ser un sitio limpio, atractivo y fácil de usar, para animar a los clientes a reservar.

Principales beneficios de un software para hoteles

A la hora de seleccionar un software para hoteles debemos tener en cuenta las numerosas ventajas que este sistema puede ofrecernos, entre las cuales destacan:

Reducción del tiempo dedicado a tareas administrativas. Un correcto sistema de gestión hotelera permite realizar de forma rápida y sencilla las tareas administrativas, y de esta forma poder dedicarnos a otras tareas que requieran más del factor humano. Al mismo tiempo, el programa nos proporciona información valiosa sobre el modo en que los empleados realizan su trabajo y cómo afecta este factor a la satisfacción y productividad.
Aumento de la presencia en Internet. Un software de gestión integrado con nuestra herramienta de creación de sitios web nos permite aceptar reservas directas en línea y desarrollar un sitio web atractivo y fácil de usar. De esta forma conseguimos aumentar nuestra presencia en los resultados de motores de búsqueda y llevar a más viajeros a descubrir nuestro hotel.
Mejora de la relación con los clientes. Gracias al uso de este software mejoramos la relación con nuestro segmento de mercado objetivo, mejorando la experiencia de nuestros huéspedes, a la vez que identificamos nuevos mercados potenciales.
Gestión de la distribución. Al contar con un sistema de gestión hotelera integrado con un gestor de canales, podremos darnos a conocer en numerosos canales manteniendo la paridad de tarifas. Desde grandes agencias de viajes en línea y sistemas de distribución global a agentes de viajes individuales, etc., ofreceremos información sobre reservas en tiempo real a todos ellos, lo que atraerá reservas.
Gestión de los ingresos. Mediante esta herramienta podemos crear una estrategia de precios de habitaciones flexible, maximizando los ingresos que se generan por habitación en cualquier momento.
Aumento de las reservas. Gracias al uso de este software aumentamos las reservas, lo que es el objetivo final y más importante de nuestro negocio. Tanto si deseamos aumentar las reservas en temporada baja como si pretendemos ampliar nuestra oferta a nuevos segmentos de mercado, tendremos éxito si seleccionamos el software de gestión hotelera más adecuado para nuestro negocio.

Tipos de software para hoteles

Existen diversos tipos de software de gestión hotelera:

Sistemas de gestión hotelera. Como acabamos de ver, este sistema sirve para administrar las tareas cotidianas, como realizar reservas, gestionar cancelaciones, generar informes diarios, etc. Es una herramienta clave para gestionar con eficacia un hotel de cualquier tamaño.
Gestores de canales. Es un programa de distribución que posibilita que los gestores de los hoteles se conecten con distintos agentes, los cuales tienen acceso a la disponibilidad en tiempo real y pueden revender las habitaciones a cambio de una comisión.
Motores de reservas en línea. Son herramientas tecnológicas para hoteles con las que podemos aceptar reservas en línea directamente en nuestro sitio web.
Herramientas de precios. Sirven para desarrollar una estrategia de gestión de ingresos más eficiente. Por ejemplo, podemos utilizar una herramienta de precios que automatice el proceso de cambio de tarifas y calcular los ingresos que debería generar cada habitación, en lugar de hacerlo a mano.
Herramientas de creación de sitios web. El sitio web es el escaparate de nuestro negocio, por lo que es necesario que tengamos un sitio cohesionado con elementos visuales y multimedia que animen a los huéspedes a reservar en nuestro hotel. Una herramienta de creación de sitios web debe también optimizar el SEO a la vez que permite crear una experiencia personalizada para nuestros clientes pasados, presentes y futuros.

En Saqqara ofrecemos una solución personalizada para hoteles que permite agilizar y automatizar las tareas diarias y los procesos, gestionar entradas, habitaciones y facturas, etc. Todo desde una misma herramienta y desde cualquier lugar. Somos agente digitalizador, por lo que podemos tramitar tu subvención procedente del Programa Kit Digital, dotado con un presupuesto de 3.000M de euros para la digitalización de tu hotel. Además, somos Sage Master Partner Platinum, ayudando a la expansión digital de tu negocio y mejorando tu gestión empresarial mediante soluciones de software de gestión empresarial Sage a medida.