La adopción de la tecnología ha supuesto una revolución en la organización y gestión de la mayor parte de despachos jurídicos, desde los primeros programas genéricos de contabilidad y documentación, hasta las actuales y eficientes soluciones específicas como el software para despachos jurídicos.
Hoy en día, es esencial que los despachos de abogados y bufetes se digitalicen mediante el uso de nuevas herramientas de gestión que optimicen su trabajo y potencien al máximo su rendimiento. Un claro ejemplo de este nuevo tipo de soluciones son los software para despachos de abogados, que facilitan las tareas diarias de bufetes, despachos jurídicos y firmas dedicadas a la prestación de servicios legales, automatizando muchos procesos y agilizando la gestión de expedientes, trámites, notificaciones, reclamaciones, etc.
Antes de decantarnos por una determinada solución u otra para nuestro despacho jurídico, deberemos tener en cuenta una serie de variables:
El presupuesto del que dispongamos.
Si es imprescindible el trabajo en movilidad para nuestros abogados o se puede realizar desde el despacho, lo que determinará que optemos por una solución en la nube o por una instalación en local.
El número de usuarios del despacho jurídico que deberán tener acceso al software jurídico.
La compatibilidad entre sistemas para que nos permita exportar fácilmente los datos desde los programas con los que ya trabajamos.
Un software para despachos jurídicos es una solución específica para este tipo de negocios, que permite automatizar todas las tareas diarias de un despacho de abogados y garantizar la seguridad de toda la información que manejan.
Este tipo de solución se ha convertido en una herramienta fundamental para garantizar la competitividad del despacho, así como un elemento imprescindible para poder ofrecer unos servicios de máxima calidad. Está basado en la combinación de las soluciones ERP, CRM y gestión documental, lo que permite trabajar disfrutando de una visión global del negocio.
Este software nos permitirá llevar a cabo de forma rápida y eficaz, todo tipo de gestiones habituales de un despacho como contratos y expedientes, facturación, contabilidad, gestión de archivos y documentos confidenciales, sistema notarial, gestión de clientes, etc. En definitiva, gestionar todas las tareas del despacho jurídico para de esta forma simplificar y mejorar todos los procesos y hacerlos más transparentes, conformando una herramienta de gestión integral para despachos de abogados y bufetes.
Como acabamos de comentar, un software para abogados está compuesto por varios módulos necesarios para gestionar las tareas que se llevan a cabo diariamente en el despacho. Antes de adquirir un determinado sistema u otro, hay que analizar en todos ellos las siguientes características:
CRM. Base de datos que contendrá la información de los clientes del despacho y que nos permitirá planificar reuniones y tener en orden la agenda.
Finanzas. Módulo de control de la facturación y contabilidad del despacho muy necesario para automatizar las hojas de horas.
Gestión de expedientes. Facilita la organización de los expedientes de cada abogado, el control sobre las acciones que se han realizado, su vinculación con los juzgados y los datos del cliente que figuran en el CRM.
Integraciones con otros sistemas. Debemos valorar la posibilidad de conectar la nueva herramienta con las ya existentes en el despacho.
Diversas funcionalidades avanzadas. Funcionalidades que pueden aportar un valor añadido al trabajo del abogado.
Un despacho de abogados no puede mantenerse al margen del incesante y actual proceso de digitalización de todas las empresas, además, cada vez son más los clientes que están habituados a las gestiones digitalizadas.
Un software para despachos jurídicos es una herramienta muy valiosa para gestionar todas las áreas de un despacho de servicios legales, que aporta un gran número de ventajas. Algunas de las ventajas más significativas que obtiene un despacho de abogados al incorporar un software jurídico son:
Visión global del estado del despacho. Podremos analizar fácilmente el estado financiero, asuntos finalizados y pendientes.
Personalización de la experiencia de los clientes. Gracias a la posibilidad de localizar de forma rápida los datos y casos de cualquier cliente y de esta forma mejorar la atención que les prestamos.
Ahorro de tiempo y dinero. Mediante un software para abogados podemos automatizar gran parte de las tareas rutinarias, reduciendo el tiempo que invertimos en ellas. Ya no será necesario perder el tiempo localizando expedientes en carpetas extraviadas o mal organizadas
El despacho en cualquier lugar. Una solución online permite trabajar desde cualquier lugar sin necesidad de estar en la oficina.
Herramienta colaborativa. Este software permite trabajar en equipo dando permisos de acceso a usuarios con los que se tenga que colaborar en un proyecto conjunto.
Optimización de la comunicación interna. La mayor parte de despachos utilizan el correo electrónico como medio de comunicación interna, lo que hace que en muchos casos la información se pierda. Un programa para despachos jurídicos ayuda a que la comunicación entre los miembros del equipo sea mucho más fluida y que la gestión de proyectos sea más eficiente.
Mayor control de los documentos. Un despacho de abogados gestiona un gran volumen de documentos y carpetas, por lo que es fundamental tener un control absoluto de los mismos. El software para abogados permite almacenar y organizar los documentos de forma sencilla y eficaz, así como compartirlos con el resto de empleados.
Mejora en la organización de expedientes. Cada caso de cada cliente está compuesto por una gran cantidad de archivos, por lo que una correcta gestión de los expedientes es esencial para el buen funcionamiento del despacho. Gracias a este tipo de software podremos clasificar, gestionar y garantizar la seguridad de todos los expedientes.
Analizar el rendimiento del despacho. Podremos obtener indicadores y analizar de forma periódica la situación actual del despacho, identificando nuestros puntos fuertes y débiles. Disponer de estos datos nos ayudará en la toma de decisiones y a alcanzar los objetivos empresariales.
Reducción del uso de papel. Lo que nos ayudará a aprovechar mejor el espacio de la oficina, a preservar el medio ambiente y a ahorrar costes.
Es importante que el software para abogados que elijamos ofrezca una serie de funcionalidades imprescindibles que nos ayuden en el día a día de nuestro despacho. Algunas de estas funcionalidades que permiten ofrecer una gestión integral con una sola herramienta son:
Gestión interna. Este software toma del ERP la capacidad de gestionar los procesos internos del despacho, analizando el rendimiento y la productividad. Al mismo tiempo, deberá contar con dos módulos básicos para un control adecuado del despacho de abogados: contabilidad y facturación. Podremos administrar la facturación de manera automatizada y controlar los ingresos y los gastos con facilidad.
Gestión de documentos legales. Gracias a esta gestión se puede tratar de forma óptima la información, cumplir con la normativa legal y organizar los documentos. De esta forma podremos clasificar cómodamente y de manera eficaz todos los expedientes que maneja el despacho en una misma base de datos. La búsqueda de documentos será más rápida y eficiente, evitando errores y duplicidades, y permitiendo ofrecer un servicio de mayor calidad a nuestros clientes.
Gestión de clientes. La solución CRM ofrece funcionalidades relativas a la gestión de los clientes y agenda. Gracias a un software para despachos jurídicos es posible identificar el tipo de cliente y comprender sus necesidades, para de esta forma ofrecer servicios más personalizados. Además, todas las interacciones realizadas con los clientes se quedarán registradas en la ficha de cliente, por lo que todos los miembros del despacho podrán saber en qué estado se encuentra el caso.
Agenda de planificación. Para planificar las tareas diarias, semanales y mensuales mediante un calendario accesible para todo el equipo.
Generación de análisis. Podremos obtener informes, estadísticas y gráficos elaborados por el propio programa con toda la información del despacho jurídico. De esta forma se pueden detectar las fortalezas y las debilidades del negocio, y conocer el índice de productividad.
Seguridad de la información. Gracias a la asignación de distintos permisos de acceso del software para cada usuario y códigos cifrados, podremos garantizar la protección de los datos de nuestros clientes y de nuestra empresa.
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