La tecnología al servicio de los despachos profesionales

Afrontar un proceso de digitalización puede ser muy distinto en función del tipo de empresa. La digitalización en despachos profesionales comparte características con los procesos de digitalización de otras empresas de sectores diferentes pero sus necesidades específicas hacen que requieran de diversas estrategias y herramientas específicas en sus procesos de transformación digital  

Hace un tiempo hablamos sobre el futuro de los despachos profesionales y vimos que para ellos la prioridad era mejorar su eficiencia y, para alcanzarla, la tecnología juega un papel fundamental. 

Es evidente que cualquier empresa que quiera garantizar su futuro, sea del sector que sea, tendrá que apostar por las nuevas tecnologías y la digitalización. Los despachos profesionales están en la misma disyuntiva. 

¿Por qué necesitan la tecnología los despachos profesionales? 

Probablemente debido a su idiosincrasia,  el sector legal ha sido uno de los más conservadores con respecto a la digitalización. Los expedientes y los datos almacenados en un espacio físico cerrado ha sido lo que ha prevalecido desde sus inicios. Pero es tal la cantidad de datos y expedientes que se generan actualmente, que cada vez se requieren espacios de almacenaje más grandes, accesibles y seguros. Esto termina suponiendo un coste muy elevado de alquiler y mantenimiento.  

La movilidad empresarial en los despachos profesionales ha sido un tema complicado de tratar hasta la fecha, sobre todo, porque muchos de los expedientes y documentos a consultar, no se podían sacar del espacio de trabajo, provocando la obligatoriedad de permanecer en la oficina. 

Con la llegada del teletrabajo, impuesta de manera inesperada y forzada durante el estado de alarma, muchos despachos se han dado cuenta de la necesidad de digitalizar la documentación, así como de disponer de herramientas tecnológicas que les faciliten su día a día, como por ejemplo, software de gestión empresarial. 

Pero, ¿cómo es el día a día de un despacho profesional? 

En Saqqara llevamos tiempo trabajando al lado de los despachos profesionales y por eso conocemos de primera mano cómo es su día a día. Hablando con algunos expertos del sector (que mantendremos en el anonimato), nos han confiado lo siguiente. 

• Demasiada gestión: “Nuestro día a día se basa, sobre todo, en la realización de tareas administrativas, que poco tienen que ver con lo que deberíamos estar haciendo realmente, que son reuniones con clientes y preparación de juicios. Por ejemplo, en mi caso, cuando en un día tengo dos reuniones (que suelen ser de más de dos horas) mi día vuela. Esto me provoca que tenga que quedarme hasta altas horas de la noche en el despacho para poder sacar el trabajo administrativo que durante el día no he podido hacer”. 
• El teléfono se convierte en una extensión de ti: “Dejar el teléfono olvidado en alguna parte de la casa y obviarlo es imposible. Éste me debe acompañar a todas partes. Los clientes no tienen horarios cuando hablamos de cuestiones legales, y te pueden llamar a cualquier hora: mientras te duchas, sacas al perro o a media noche cuando te estás metiendo en la cama…, etc. Estar en contacto constante con nuestros clientes es una prioridad, pero a veces, las barreras tecnológicas dificultan el proceso”. 
• La movilidad empresarial existe, pero no cuando se trata de trabajar desde casa: “Pedir un día trabajar desde casa y que te lo concedan significa que te están haciendo un favor. El teletrabajo en los despachos no está muy bien visto, a pesar de que sí existe movilidad empresarial cuando se trata de ir al juzgado, al notario, a una reunión o a cualquier oficina legal que necesites desplazarte. Sin embargo, entiendo que el teletrabajo no sea una opción, puesto que tecnológicamente no estamos preparados para ello”.
• Tener tiempo para actualizarse y reciclarse: “El sector legal es un sector muy cambiante, un día te sale una ley que dice X y al cabo de un tiempo se cambia por otra que dice Y. Es frustrante saber que necesitas estar en constante actualización de conocimientos para destacar en tu trabajo, pero saber que no puedes hacerlo porque te pasas el día en el despacho entre papeles”. 

“Los abogados más actuales, los que hace entre 0 y 5 años que se han graduado, los millennials que han nacido con la tecnología, necesitan herramientas tecnológicas para afrontar su día a día. Si realmente queremos captar su atención y que se sientan motivados con su trabajo, necesitamos adaptarnos a sus necesidades, pero también a las de los clientes, cada vez más tecnológicos. Por ejemplo, convirtiendo una reunión física en una reunión online. No parece tan complicado, ¿verdad?”. 

La tecnología al servicio de los despachos profesionales

Para poder superar las dificultades y cubrir las necesidades planteadas en el apartado anterior, es importante comenzar a apostar por la tecnología para conseguir el principal reto de los despachos profesionales, mejorar la eficiencia. Dedicar menos tiempo a  tareas administrativas y dedicar más a los clientes, sin tener que renunciar a la seguridad es una necesidad real del sector. 

Para ello, se requiere de herramientas como un ERP (software de gestión empresarial) que permitan: 

• Disponer de bases de datos siempre actualizadas de manera automática, que se puedan consultar desde cualquier lugar y en cualquier momento. 
• Digitalizar todos los expedientes, archivos y documentos. Esto permite ahorrar costes en almacenaje y tener siempre acceso a la información. 
• Cumplir de manera automatizada con la ley de Protección de Datos. Garantiza la seguridad de tus datos, incluso cuando haya cambios en la ley. 
• Mejora la comunicación con tu cliente, puesto que permite crear fichas de clientes y conocer en todo momento su situación. Además, con el Portal del Cliente, se puede disponer de una herramienta de comunicación y de trabajo colaborativa con los clientes, lo que permite ahorrar muchas llamadas y gestiones adicionales. 
• Firmar electrónicamente documentos sin necesidad de desplazarte. 
• Lleva la contabilidad de los clientes de forma mucho más rápida puesto que los tendrás todo en una única plataforma, pudiendo automatizar tareas como el envío de facturas, calcular de forma rápida el IVA, etc. 

Es evidente que la tecnología no puede sustituirnos en muchos aspectos, pero sí puede hacernos la vida mucho más fácil, realizando aquellas tareas tediosas, mecánicas y técnicas de manera automatizada, para que puedas dedicarte a aquello que realmente te gusta y por lo que decidiste trabajar en esta profesión: ayudar y defender tus clientes. 

¿Conoces Sage Despachos Connected?

En Saqqara trabajamos al lado de los despachos profesionales implantando soluciones de software específicas para el sector como Sage Despachos Connected. 

Se trata de una herramienta específica para despachos y asesorías que te ayuda con las tareas comentadas en el apartado anterior, mejorando así, tu eficiencia y productividad. 

¿Quieres apostar por la tecnología en tu despacho? Te invitamos a contactar con uno de nuestros consultores para que te ayude a encontrar la solución que mejor encaje con tus necesidades de manera personalizada. 

Empieza a apostar por la tecnología y garantiza el futuro de tu negocio.