Cuando una empresa decide empezar con un proceso de transformación digital, además de contar con una estrategia de digitalización donde se establecerán los objetivos a conseguir, también deberá escoger las herramientas y plataformas necesarias para llevar a cabo dicha digitalización. Un ejemplo de las herramientas más usadas en estos casos son los software de gestión empresarial para la automatización de tareas dentro de su actividad empresarial.
Apostar por soluciones ERP ayuda a las empresas a mejorar su productividad y competitividad, mejorar su gestión financiera, incrementar su seguridad, optimizar su tiempo y agilizar la toma de decisiones.
Antes de lanzarte a la aventura de elegir una solución de gestión empresarial, es importante que tengas en cuenta los aspectos siguientes para escoger la solución que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa y te asegures que tus empleados lo van a utilizar.
Cuando decides iniciar un proceso de transformación digital en tu empresa es importante que tengas claro el porqué. Qué objetivos y metas quieres conseguir mediante la digitalización y qué hoja de ruta vas a seguir para conseguirlo (presupuesto, cambios a realizar, herramientas a implementar, metodología de trabajo, etc.). Diseñar un plan o estrategia previa al proceso te ayudará a que el proceso de transformación digital se haga de manera correcta y efectiva.
Es importante que hagas partícipes a tus empleados de los cambios que se pretenden realizar y las nuevas herramientas y plataformas con las que deberán trabajar.
Los empleados a veces pueden ser un poco reacios a los cambios, sobre todo por miedo a que éstos les dificulten todavía más sus tareas. Para garantizar la utilización del ERP, es importante integrarlos en el proceso de transformación digital y apostar por su formación.
Antes de escoger una solución de software empresarial determinada analiza qué necesidades o aspectos de tu día a día necesitas cubrir y determina qué funcionalidades debería tener el ERP. Sólo así, darás con la solución perfecta para tu empresa y podrás beneficiarte al 100% de sus ventajas.
Si conoces las necesidades que debe cubrir el ERP, es el momento de analizar las funcionalidades que ofrece un ERP. Solo así podrás llegar a encontrar la solución que mejor se adapte a la empresa.
Los tiempos de implementación también son un factor importante a tener en cuenta. Cuánto más rápido y fácil sea el proceso de implementación, antes empezarás a ver cumplidos tus objetivos y metas.
Actualizaciones automáticas, mantenimiento, soluciones integradas, servicios cloud, pago por uso… son algunos de los servicios que te pueden ofrecer los proveedores de software y que deberás tener en cuenta a la hora de escoger tu partner tecnológico.
Una vez tienes todos estos aspectos resueltos, es momento de pasar a la acción. Pero en este punto, a todas las empresas se les plantea una misma cuestión y que determina el tipo de ERP que eligen: ¿ERP a medida o ERP estándar?
Un ERP a medida es una solución específica creada para una empresa, es decir, se trata de desarrollar todo el sistema de gestión empresarial partiendo de cero.
Normalmente los ERP a medida, cubren todas y cada una de las necesidades que tiene la empresa. Lo que se traduce, en muchas ventajas, pero al igual existen desventajas que pueden causar grandes riesgos, provocando que las empresas se decanten por un ERP estándar. Más aún si ese ERP lo implantan profesionales especializados y avalados.
Sólo 1 de cada 4 pymes “se atreve” a contratar un desarrollo a medida por el riesgo y dificultades que supone. Teniendo en cuenta la flexibilidad que están adquiriendo los sistemas estándares de gestión actuales.
ERPa medida: Se trata de un ERP adaptado a sus procesos de trabajo, ya que las funcionalidades del ERP se ajustan exactamente a lo que necesitas y así no pagas por módulos innecesarios.
Formación: La formación sobre la herramienta se imparte internamente.
Diferenciación: Un ERP a medida también puede ser el elemento de diferenciación con la competencia. Ya que, potenciará los procesos en los que tu negocio destaque.
Licencias: No se pagan licencias de usuario, ya que al elegir el ERP a medida conlleva no pagar licencias al fabricante y así poder realizar el mantenimiento de forma interna.
Dependencia: Implantando un ERP a medida dependerás siempre de la empresa que lo desarrolle, debido a que nadie más tiene los conocimientos necesarios para hacerlo. Y si en esa empresa de software algo deja de funcionar, o la persona que lo ha desarrollado no se encuentra disponible, o, en nuestra empresa necesitamos llevar una actualización, modificación o incluir una funcionalidad adicional, comienza el calvario.
Menor Seguridad: La seguridad es un punto importante a tener en cuenta a la hora de implantar una solución en la empresa, ya que en el caso de los ERP a medida, se centran más en adaptarse a tu forma de trabajar y no en garantizar la seguridad al 100%. Además, con la actualización de versiones o normativas vigentes, puede que existan brechas de seguridad ya que es más difícil que haya un profesional dedicado a la adaptación de cambios legales y su mantenimiento.
Implementación lenta: El desarrollo del software es mucho más largo de implementar.
Falta de garantías: Como estamos hablando de una solución nueva y única para la empresa, no tendremos ninguna garantía del resultado final y que su funcionamiento sea el más correcto para nuestra organización.
Opción más cara: A la larga se convierte en una opción mucho más cara que un ERP estándar. Mantener un ERP a medida es una tarea interna, y por tanto, tendrás que tener en cuenta los costes adicionales e imprevisibles. Por ejemplo, el tiempo del equipo informático; son muchas las horas dedicadas al análisis, al desarrollo, el crear conectores para que se integre con otras áreas del negocio y la formación posterior para que el usuario final pueda utilizar ese software creado y pueda sacarle el máximo rendimiento.
Dificultad en las integraciones: La integración de estos sistemas con el resto de áreas de negocio suele ser complicada.
Un ERP estándar es una solución integrada de gestión empresarial, que ya existe y ha sido creada por fabricantes expertos y con conocimientos en cada una de las áreas de negocio que suele tener cualquier empresa. Dispone de varios módulos y se adapta a las necesidades generales de las empresas. Se calcula que el 80% de las empresas optan por este tipo de ERP para la gestión de su día a día.
Implementación rápida: No suele superar los 4 meses y el precio del software es algo que conoces desde el principio, una vez realizada la consultoría.
Acceso a sus funcionalidades y características: El creador del software te aporta toda la documentación en relación al ERP permitiéndote acceder al servicio de soporte, información adicional, foros de usuarios.
Siempre actualizado: Actualización de versiones y de cambios legales de forma automatizada.
Adaptabilidad: La empresa tiene que adaptarse al software y no al revés. Aunque existan bastantes ERP para todo tipo de empresas y sectores, pero al ser un producto que ya existe, es tu empresa la que debe adaptarse al ERP, en vez de ser al revés.
Coste de las licencias: El coste de las licencias puede ser elevado para empresas medianas y pequeñas. Y es un impedimento que hay que pagar periódicamente al fabricante por permitirnos su uso.
Desarrollos propios: En algunos casos se tienen que realizar desarrollos a medida para cubrir aspectos que no cubre el ERP estándar.
Dificultad de cambio: A veces los ERP estándar suponen ser cautivo del proveedor dificultando cambiar el software implantado. En un corto o medio plazo, no es fácil cambiar de sistema de gestión empresarial.
Es cierto que las dos opciones, tanto el ERP a medida como el ERP estándar, tienen sus pros y sus contras. Pero, según numerosos estudios, sólo el 21% de las empresas que quieren implantar un ERP se decantan por un software desarrollado a medida, al contrario del 79% que opta por un ERP estándar.
Este factor viene dado a raíz de que las PYMES no están dispuestas a asumir el riesgo de implementar un software de desarrollo a medida.
El factor decisivo para muchos clientes suele ser el precio, aunque obviamente el ERP a medida será más caro. Pero realmente dependerá en gran medida de la empresa y las necesidades que tenga.
Si estás en el proceso para elegir un software de gestión y no te decides, hazte las siguientes preguntas:
¿Conozco los objetivos y evolución de mi empresa?
¿Tengo un presupuesto destinado para el proyecto?
¿De cuánto tiempo dispongo para implantar el software?
¿La consultora del software conoce mis necesidades de negocio?
¿Qué clientes referentes tiene esa consultora?
¿Cuál es la experiencia del desarrollador que va a implantar mi ERP?
En la siguiente infografía encontrarás las diferencias entre un ERP estándar y un ERP a medida, te ayudarán a decidir que sistema de gestión se adecua a las necesidades de tu empresa.
En Saqqara apostamos por la transformación digital. Durante años hemos acompañado a numerosas empresas e impulsado distintos proyectos de digitalización, aportándoles diferentes soluciones ERP estándar que se ajusten a sus necesidades. Además, ofrecemos soluciones integradas para una solución más personalizada. Para más información, contacta con nosotros.
