Cuando decidimos implementar un ERP en nuestra empresa lo hacemos con la única finalidad de conseguir alcanzar los resultados deseados. Pero en muchas ocasiones esto no ocurre, bien porque la solución o ERP no interactúa correctamente con el software con el que trabajábamos en la empresa o bien porque la implementación no se ha alineado con los procesos de nuestra organización.
Para dar solución a todos los problemas que pueden surgir en el proceso de implementación, lo más recomendable es llevar a cabo una consultoría ERP dentro de nuestra empresa. Contratar a un experto en ERP o consultor ERP que sepa guiar todo el proceso de implementación conlleva numerosas ventajas. Dicho consultor aportará una visión correcta de nuestro negocio, adaptándose a nuestras necesidades y de esta forma poder recomendarnos el software ERP que más nos convenga.
Este tipo de consultorías son realizadas por consultores ERP especializados, los cuales nos ayudarán a implementar un determinado software ERP en función de nuestras necesidades. Contar con la ayuda de un especialista en ERP nos ofrece una serie de ventajas:
Expertos en ERP. Los consultores ERP están especializados en la implementación de este tipo de software, ofreciendo además una amplia experiencia, lo que resulta esencial para la empresa. De esta forma, y gracias a su conocimiento, nos ayudan a aplicar las soluciones más adecuadas a las necesidades de la organización, aportando valor y mejorando los resultados de la compañía.
Visión objetiva del negocio y sus necesidades. Si el equipo que está a cargo de la implementación ERP está formado por empleados de la empresa, su visión sobre la misma no será objetiva. La visión imparcial de un consultor es fundamental para determinar de forma objetiva las necesidades y problemas de la empresa para poder tomar decisiones que beneficien a todos.
Persiguen la autosuficiencia. El objetivo final de un consultor es trasladar todos sus conocimientos sobre el funcionamiento del sistema ERP, para que los empleados y directivos entiendan perfectamente cómo usarlo, y gracias a estos conocimientos puedan aportar valor a la empresa.
Buenos comunicadores. Para que el proceso de implementación sea todo un éxito, es fundamental que exista una comunicación constante y fluida entre el consultor en ERP y el personal involucrado en cada etapa del proyecto.
Las ventajas de llevar a cabo una consultoría ERP en la empresa son múltiples y diversas, ya que además, la implementación de un software dirigido a la planificación de recursos empresariales es un proyecto muy importante y un gran reto para la empresa.
Veamos a continuación cuáles son los beneficios más significativos de realizar una consultoría antes de implementar una solución de este tipo:
Ofrecer un análisis en profundidad sobre las fortalezas y debilidades existentes en el funcionamiento la empresa para determinar qué tipo de software ERP necesita. De esta forma ayudará a elegir el que mejor cubra las necesidades específicas de la organización y comprobar que es compatible con el software con el que trabajamos a diario.
Facilitar a la empresa una información útil y necesaria sobre el software ERP que elijamos.
Brindar apoyo y capacitación sobre el uso de la solución al equipo asignado al proyecto.
Optimizar los procesos de negocio.
Solucionar de manera inmediata los problemas técnicos que puedan surgir durante el proceso de implementación del software ERP.
Colaborar y dar soporte durante y después de la finalización del proyecto.
Es importante que conozcamos los diferentes tipos de ERP que existen antes de escoger el software de gestión que mejor se adapte a nuestra empresa. Según el criterio de clasificación, encontramos los siguientes tipos de soluciones ERP:
Según el tamaño de la empresa o Tier
El Tier hace referencia al tamaño y los recursos que posee una empresa.
Tier 1 o Grandes empresas. Algunos sistemas ERP están diseñados para cubrir necesidades de grandes compañías que suelen contar con muchos empleados, que tienen sedes en diferentes ciudades y que manejan un gran volumen de datos. Estos sistemas ERP tienen un alto grado de personalización y cubren procesos muy complejos.
Tier 2 o Medianas empresas. Ofrecen un alto grado de personalización y cumplen con las necesidades de optimización y gestión de procesos.
Tier 3 o Pequeñas empresas. Son ERPs específicos para pymes y autónomos muy sencillos de instalar ya que permiten elegir solo aquellos módulos que se vayan a utilizar.
Según el tipo de licencia
En función de la propiedad del software empleado, encontramos los siguientes tipos de ERPs:
ERPs con código abierto. Es un software gratuito y de distribución libre. En este caso el usuario tiene acceso al código fuente y puede adaptarlo a sus necesidades.
ERPs con código privado. ERP que se vende bajo licencia, por lo que el usuario no tiene acceso al código fuente y no puede hacer copias, redistribuir o modificar el programa.
Según las necesidades de gestión
ERP horizontal o generalista. Este tipo de ERP cubre los procesos de gestión estándares de cualquier tipo de empresa, optimizando áreas concretas o gestionando todos los procesos de forma integral, independientemente de su sector o actividad.
ERP vertical. Cubren necesidades propias y específicas de sectores o nichos concretos. Cuentan con las funcionalidades habituales de un ERP horizontal, y además incluyen módulos específicos adaptados a los procesos de cada sector.
Según el diseño del ERP
ERP estándar. Los ERP estándar tienen una estructura modular predefinida que responde a las necesidades comunes de la mayoría de las empresas. La personalización es limitada, aunque su coste es mucho menor que las soluciones a medida.
ERP a medida. Estos sistemas ERP se configuran de forma personalizada para cubrir las necesidades de gestión específicas de cada empresa.
Según el tipo de alojamiento
ERP local. Estas soluciones se instalan en los propios servidores de la empresa.
ERP en la nube. Se aloja en un servidor de un tercero y para acceder al ERP solo será necesario conexión a Internet y un dispositivo (ordenador, móvil o tablet).
ERP híbrido. Es la alternativa perfecta para las empresas que quieren contar con un software de gestión en la nube, pero que al mismo tiempo desean conservar algunas funciones en sus propios servidores.
La actual Ley Crea y Crece obliga a expedir y remitir facturas electrónicas a todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales para de esta forma luchar contra la morosidad y tener un mayor control fiscal de las facturas emitidas.
Los requisitos que una factura electrónica deberá cumplir son los siguientes:
Deberá estar estructurada.
Los destinatarios deberán ser capaces de recibir y tratar facturas electrónicas.
Los emisores de las facturas deberán ponerlas a disposición de sus clientes durante al menos 4 años.
Los formatos de factura deberán ser Facturae, UBL y otros formatos XML, dejando de ser válido el formato PDF.
Independientemente del tipo de ERP de que se trate, será imprescindible que todo software ERP tenga la capacidad de incorporar la facturación electrónica como un flujo documental más dentro de la organización. Además, la e-factura brinda a las empresas importantes ahorros, tanto en el proceso de facturación, como en el coste de recursos (papel, impresoras, correos y mensajerías…) y el tiempo que invierte el personal en su manipulación.
En Saqqara te ofrecemos soluciones digitales Sage ERP a medida que se ajustan a las nuevas normativas y permiten la emisión de facturas digitales en tiempo real. Somos Sage Master Partner Platinum y expertos en la implantación de sus soluciones y en consultoría ERP. Ayudamos a las empresas a digitalizar y optimizar sus procesos de gestión mediante soluciones de software adaptadas a cada una de ellas.