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La gestión de pedidos en la distribución al por mayor es el proceso mediante el cual se organiza, realiza seguimiento y se solicitan las compras de productos o servicios. Es la actividad que se lleva a cabo entre el momento en que una empresa recibe un pedido y el momento en que el personal del almacén recibe instrucciones de enviar los productos para cumplir con el pedido. Por lo tanto, la gestión de pedidos se inicia cuando un cliente realiza un pedido y finaliza cuando recibe su producto o servicio.
La gestión de pedidos requiere efectuar un continuo seguimiento de los datos del cliente, de los inventarios y de los proveedores. Mediante esta gestión podremos mantener un registro de los pedidos y de las personas, procesos y asociaciones necesarias para realizarlos.
Dentro del proceso de gestión de pedidos existe una actividad de vital importancia, el picking o proceso de preparación de productos que conforman el pedido de un determinado cliente. Es una parte esencial del proceso, y como tal debe gestionarse de forma correcta. Las operaciones de picking son actividades complejas en las que hay que controlar con exactitud cuál es la referencia de cada artículo, lo cual supone mucho esfuerzo, organización e inversión de tiempo.
El objetivo final de una gestión de pedidos eficiente consiste en optimizar las operaciones logísticas garantizando el suministro continuo de productos y servicios con el fin de asegurar la entrega.
Tipos de picking en la distribución al por mayor
Picking por lotes
Este método de preparación de pedidos consiste en recoger varias unidades de un producto con la misma referencia para pedidos diferentes. Así se facilita la preparación de muchos pedidos al mismo tiempo de forma eficaz y masiva. Se atienden varios pedidos a la vez y se aprovechan las rutas de recolección de pedidos, reduciendo el número de desplazamientos dentro del almacén.
Picking por olas
Consiste en procesar los pedidos agrupándolos en base a diferentes criterios, como por ejemplo el tipo de producto, el lugar de destino, etc. Es un sistema óptimo para pedidos de artículos de alta rotación así como para aquellos casos en los que todos los pedidos se transportan de forma conjunta en una misma ruta de reparto. El repartidor es el que se encargará de separar los productos por pedido en el momento de la entrega.
Picking sobre palés
Los paquetes identificados y clasificados se colocan sobre palés para recogerlos posteriormente mediante acciones de picking. En los palés superiores se colocan los productos con menor rotación y en los inferiores los de mayor rotación.
Pick to light
Sistema por luz conectado a un software de gestión de almacén en el que se van iluminando los displays a medida que se van recibiendo los pedidos para preparar. El operario, al ver la luz, puede encontrar la mercancía y dirigirse hacia ella de forma rápida y fácil. Mediante este sistema se marca el número de productos que incluye el pedido para dicha referencia y el operario confirma su retirada pulsando los botones del dispositivo.
Put to light
Sistema complementario al “Pick to light” mediante el cual el dispositivo se posiciona en la zona donde los operarios deban depositar la mercancía que conforma cada pedido. Cada ubicación lleva asociada un display luminoso que al activarse muestra al operario el lugar donde depositar la carga y la cantidad demandada por cada pedido.
Picking a nivel del suelo
Método de preparación en el almacén en el que las cargas completas se colocan sobre el suelo y de ellas se extraen todas y cada una de las unidades que forman parte de los pedidos finales. Este método permite realizar las operaciones de recogida de pedidos con una mayor velocidad y un menor coste.
Picking a nivel medio
Se realiza siempre en estanterías, tanto de almacenamiento general, como exclusivamente de picking. Los niveles intermedios están situados a alturas no superiores a los 4 metros.
Picking a nivel alto
Consiste en la realización de las labores de picking a lo largo de toda la altura disponible de las estanterías. Se aprovecha de esta forma al máximo el espacio del que se dispone verticalmente.
Claves para mejorar la gestión de pedidos en la distribución al por mayor
Como hemos comentado con anterioridad, la gestión de pedidos es el proceso para organizar, controlar y solicitar productos y servicios. El proceso de picking dentro de la gestión de pedidos en la distribución al por mayor debe optimizarse para de esta forma mejorar la eficiencia y la productividad. Para conseguir esto es muy importante que se revisen todos los procesos que conforman la gestión de pedidos.
Veamos a continuación cuáles son las claves para mejorar la gestión de pedidos en una empresa:
- Colocar cada referencia en un lugar concreto. De esta forma encontraremos los productos de forma más rápida, optimizando los tiempos de preparación de pedidos.
- Optimizar recorridos. Es esencial planificar correctamente cada recorrido de los operarios para que se realice en el menor tiempo posible.
- Realizar el proceso cerca del suelo. Cuanto más cerca del suelo se gestione el pedido, un mayor número de operaciones estarán al alcance del operario sin tener que desplazarse.
- Utilizar la tecnología. Las empresas que se actualizan y utilizan las nuevas tecnologías ganan competitividad y mejoran todos sus procesos. La gestión de pedidos y su integración con un software de gestión empresarial (ERP) es cada vez más importante, simplificando las comunicaciones entre cliente/proveedor. Es por lo tanto esencial que los mayoristas actualicen su metodología de gestión con algún sistema de gestión empresarial (ERP) que les permita integrar la gestión de sus diferentes departamentos.
- Mantener un mínimo nivel de stock. El trabajo del operario para retirar un producto será inútil si al llegar al punto de recogida no lo encuentra. Para evitar esta situación se deberá disponer siempre de un stock mínimo de productos.
- Cuidar el packaging. Los envases y embalajes tienen que adaptarse lo máximo posible tanto al producto como al tipo de transporte y al canal de distribución.
- Mejorar y optimizar la comunicación. Entre los empleados y los proveedores, de forma que aumentemos la eficacia y la productividad.
- Seleccionar el medio de transporte adecuado. El que mejor se adapte a nuestras necesidades y a las del producto. Esto ayudará a reducir costes y mejorar la productividad.
- Plazos de entrega. Es fundamental que todos los productos lleguen a tiempo a su destino. Para ello hay que dedicar tiempo a la planificación de los tiempos, la selección de medios de transporte, etc.
- Establecer KPI o indicadores de rendimiento. Nos ayudan a conocer el desempeño de un negocio en diferentes actividades o procesos que queramos medir. De esta forma analizaremos de manera sencilla el funcionamiento de los procesos y si se está cometiendo algún error.
- Automatizar funciones. Cuantos más procesos tengamos automatizados menor será el margen de error y por lo tanto conseguiremos una mayor eficiencia.
- Diseñar y crear áreas de trabajo especializadas. En las cuales cada trabajador desempeñe una función concreta que pueda optimizar y desarrollar de la forma más correcta y segura.
Todos estos elementos deben aplicarse de forma conjunta para conseguir el objetivo final de mejora de la eficiencia en la gestión de los pedidos y almacenes. Esta eficiencia nos permitirá aumentar la productividad y reducir los costes.
En Saqqara ayudamos al sector de la distribución al por mayor a que mejoren y optimicen todos sus procesos de gestión de pedidos y almacén. Para ello implementamos y damos soporte a las soluciones de software a medida de gestión empresarial Sage, una completa herramienta que permite aumentar la productividad y automatizar todos los procesos.
Además, instalamos y damos soporte a la solución Mobility Live SGA, una útil y completa herramienta específica para la gestión de almacenes y conectada a Sage 200. Mobility Live SGA ayuda a realizar todas las operaciones logísticas en tiempo real desde dispositivos móviles, consiguiendo simplificar y a optimizar la productividad de un almacén. Ofrece diversas funcionalidades a las que se puede acceder cómodamente desde cualquier dispositivo móvil, como gestión de artículos, salida y entrada de mercancías, mapas de calor, inventarios y rutas.
