Cómo optimizar la gestión de proveedores con un software ERP

Todos somos conscientes del momento de transformación digital que estamos viviendo. El uso de nuevas tecnologías para la gestión empresarial es cada vez más relevante, puesto que las empresas son conscientes de su potencial, de cómo ayudan a agilizar procesos, automatizar tareas y facilitar el trabajo de los empleados. 

Contar con una base tecnológica se ha convertido en una clara ventaja competitiva pero en los próximos años será determinante para asegurar el funcionamiento de los negocios. 

Para poder hacer frente a estos retos digitales, una buena gestión empresarial es clave. Dentro de la gestión empresarial, disponer de una buena gestión de proveedores es fundamental para garantizar un buen rendimiento. ¿Por qué? Vamos a verlo. 

¿Qué papel juegan los proveedores para para garantizar el correcto funcionamiento de una empresa? 

Ten en cuenta que si tus proveedores no son capaces de dar un buen servicio, tú no podrás dar el servicio correcto a tus clientes. 

Recuerda la cadena de suministro: en una empresa, las acciones se van desencadenando en serie, los proveedores serían el primer eslabón y los clientes el último. Teniendo en cuenta esto, es de suma importancia hacer una buena gestión de tus proveedores, más allá de saber que son capaces de atender pedidos a tiempo. 

En realidad, una gestión eficiente de los proveedores es aquella en la que controlas timings, pedidos (entregados y enviados), facturación, y todos los factores que entran en juego. Al fin y al cabo, una mala decisión o mala gestión de los proveedores, puede conllevar a grandes pérdidas económicas para el negocio. 

Algunos de los errores que se pueden cometer por culpa de una mala gestión de los proveedores son: errores en el suministro, pedidos que no llegan a tiempo, errores en el envío y recepción de facturas, entre muchos otros, que con las herramientas de gestión adecuadas se podrán evitar fácilmente. 

Beneficios de una buena gestión de proveedores

• Eliminar los cuellos de botella reduce costes: La comunicación directa y efectiva con un proveedor, te ayudará a ahorrar costes en la comunicación. Es importante eliminar de la cadena comunicativa a aquellas personas que, al fin y al cabo, se convierten en un cuello de botella. Para ello, es importante asignar a una única persona para que se encargue de dicha comunicación. 
• Productos finales de mayor calidad y clientes más felices: Encontrar un buen proveedor es sinónimo de calidad. Un distribuidor que cumpla con los plazos, que ofrezca servicios ágiles y esté a tu lado siempre que lo necesitas, te ayudará a incrementar la calidad del producto final. 
• Podrás anticipar los problemas: Llevar una gestión controlada y al día te ayudará a prevenir posibles problemas. 
• No romperás con tu cadena de suministros: Una gestión de proveedores óptima ayuda a que la cadena de suministro no se rompa. Si el proveedor falla, lo hará cualquier otra parte de ésta. 

¿Por qué apostar por un ERP en la gestión de proveedores?

Como ya hemos ido viendo, los ERP son software de gestión empresarial que permiten gestionar distintas áreas de la empresa; Recursos Humanos, Contabilidad, Facturación, Logistíca, Marketing, Ventas… Una herramienta ideal para unificar y simplificar el trabajo de todos los departamentos en una única plataforma para trabajar de manera coordinada y alineada. 

Además, ERPs como Sage 200, también incluyen Soluciones Conectadas que puedes integrar con tu software, para ampliar sus funcionalidades. 

Se ha comprobado que aquellos departamentos que trabajan con una solución ERP: 

• Incrementan su eficiencia gracias a la automatización de tareas mecánicas o que no requieren de factor humano para su realización.
• Dedican menos tiempo a la gestión y más a conseguir los objetivos de la empresa. 
• Tienen comunicación directa con sus compañeros. 
• Disponen de flexibilidad horaria para poder trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto les permite tener más tiempo para su familia y su productividad se ve incrementada (están más felices). 
• Pueden trabajar colaborativamente y en tiempo real en un mismo archivo para evitar duplicidades y minimizar errores. 
• Tienen todas sus herramientas de trabajo al alcance dentro de una misma plataforma sin necesidad de ir cambiando (esto incluye Office 365 y CRM). 

Pero seguramente te estás preguntando, ¿y cómo me puede ayudar para una mejor gestión de los proveedores? Ahora llegamos a esta parte. 

ERP en la gestión de proveedores

Estas son algunas de las ventajas de las que podrás disponer al gestionar tus proveedores con un ERP: 

• Dispondrás de un planificador de compras para que sepas en todo momento lo que necesitas: Gracias a los ERP, dispondrás de un sistema de categorización de productos, así como, sabrás en todo momento el stock de cada producto (en tiempo real) para que sólo echando un vistazo sepas los que necesitas pedir. 
• Controlarás tus gastos y beneficios gracias a su visión global (todos los datos recopilados en un mismo sitio): Podrás controlar en todo momento las órdenes de compras y envíos, así como, negociar de forma fácil, rápida y directa con tus proveedores el precio de los productos. 
• Sabrás en todo momento el estado de un pedido (haz un seguimiento completo): Podrás acelerar y optimizar los procesos, recursos y tiempos de respuesta de tus clientes y proveedores. 
• Estarás conectado con todos los departamentos y sabrás en todo momento lo que está sucediendo: Como hemos comentado, los proveedores son el primer eslabón, pero detrás de estos, hay muchas tareas que dependen de ellos. Podrás saber en todo momento la llegada de un pedido, que se ha pedido (para crear estrategias para su venta)... Y todo lo que está sucediendo en todo momento y en tiempo real. 

¿Todavía gestionas tus proveedores mediante hojas de datos? Ha llegado el momento de decirles adiós. Es hora de dar un paso hacia el futuro y garantizar la continuidad de tu negocio. Para ello, es momento de comenzar a implementar soluciones tecnológicas que te ayuden en vez de dificultarte el trabajo como las hojas de datos. 

En Saqqara, como especialistas en digitalización de empresas, siempre estamos dispuestos a asesorarte para encontrar la solución que mejor se adapte a tus necesidades y acompañarte durante el proceso de implementación para una puesta en marcha rápida. ¡Solicita ya tu consultoría online gratuita!