Obtener una mayor eficiencia en las gestiones diarias es uno de los motivos por los que las asesorías y despachos profesionales están realizando cambios incorporando nuevas tecnologías y herramientas digitales con el fin de adaptarse a las nuevas demandas del mercado.
Actualmente, muchas asesorías están optando por implementar soluciones de gestión cloud. A partir de estas soluciones, pueden acceder en cualquier momento y cualquier lugar, almacenar una mayor cantidad de información y mantener la información en un entorno totalmente seguro, sin necesidad de preocuparse por el mantenimiento del hardware por parte de terceros.
Además, con este tipo de soluciones, las asesorías y despachos podrán guardar la información de manera organizada, facilitar la búsqueda de información e integrar otras soluciones que agilicen otras tareas como el escaneo de documentos o la contabilización de facturas. De este modo, el despacho puede dedicarse por completo a las gestiones internas y propias del negocio.
Pero para llegar a una gestión más eficiente, es esencial que desde el despacho o asesoría se apueste por la transformación de la cultura empresarial y de sus procesos internos hacia un entorno más digital.
Antes de comenzar a hablar sobre cómo es la transformación digital en los despachos profesionales, es importante tener en cuenta cuál es la situación tecnológica actual de los despachos y asesorías. Los siguientes datos nos dan una idea sobre la importancia que tiene la transformación digital para los despachos profesionales y asesorías:
Para adentrarse en un proceso de transformación digital es importante tener en cuenta dos aspectos fundamentales: la necesidad de experimentar un cambio de mentalidad y apostar por la tecnología.
El cambio en la cultura empresarial pasa por comprender las demandas del mercado actual y entender que ha surgido una una nueva perspectiva a la hora de hacer las cosas que pasa por incorporar la tecnología en las gestiones diarias. Las nuevas tecnologías son el puntal a la hora de llevar a cabo un proceso de transformación digital. Estas herramientas son la clave para aumentar nuestra productividad y eficiencia, puesto que nos permiten automatizar tareas y simplificar procesos.
En el sector de las Asesorías y Despachos Profesionales, la digitalización está irrumpiendo y está produciendo cambios en la forma de entender estos modelos de negocio. No obstante, sigue habiendo dos aspectos que se convierten en un handicap para afrontar este proceso de cambio de manera sencilla: la resistencia al cambio por parte de este tipo de negocios y la composición de las estructuras internas.
A menudo, las asesorías y despachos no cuentan con un sentido de urgencia hacia el cambio y priorizan sus gestiones diarias por encima de cualquier otro tipo de acción. Su atención hacia los objetivos inmediatos y tareas propias de su actividad, les impide afrontar proyectos de transformación empresarial.
Sin embargo, los procesos de digitalización pueden traducirse en aquello de “renovarse o morir”. Ante unos usuarios que demandan más comodidad y agilidad, afrontar la transformación digital e incorporar software de gestión contribuye a que los clientes puedan estar más satisfechos. Gracias a este tipo de herramientas, los usuarios pueden hacer consultas, generar facturas, compartir documentación, etc. Además, permiten potenciar la comunicación entre el asesor y cliente.
Como hemos visto anteriormente, la mayoría de los despachos y asesorías se plantean incorporar nuevas tecnologías para potenciar su agilidad y flexibilidad. Los despachos profesionales también buscan incorporar nuevas tecnologías para potenciar la comunicación con los clientes y “estar más cerca”.
En ese sentido es necesario potenciar el equilibrio entre la agilidad que aportan las nuevas tecnologías y la cercanía que suelen transmitir los despachos profesionales a partir de sus canales de comunicación. De esta manera, se seguirá reforzando la confianza del cliente gracias a una mayor eficiencia en las tareas diarias y al refuerzo en la comunicación que proporcionará el personal del despacho y los software de gestión a partir de herramientas como el Portal del Cliente.
Para lograr una transformación digital efectiva, es importante que se adopten plans con objetivos anuales y pequeñas acciones mensuales que ayuden a alcanzarlos. Uno de los motivos por los que los despachos y asesorías no suelen apostar por la transformación digital es por su duración en el tiempo y por la resistencia al cambio.
Una vez que se tengan claros los objetivos que se pretendan conseguir, será necesario dar el paso hacia la implementación de las tecnologías necesarias para conseguirlos. Estas herramientas tienen que ser valoradas por el equipo para que se desplieguen con todo su potencial.
Las nuevas tecnologías han agilizado y dinamizado la comunicación entre asesores, clientes y organismos públicos (AEAT o Seguridad Social) y se ha fomentado el trabajo colaborativo.
La comunicación a partir de plataformas online han agilizado tanto la gestión como la consulta de trámites y documentos. El trabajo colaborativo ha aumentado la eficiencia de asesorías y despachos, pero también ha mejorado la comunicación con el resto de agentes incrementando, así, su satisfacción.
Muchas empresas cometen errores durante su proceso de transformación digital, como por ejemplo, no respetar los tiempos necesarios de implementación, no capacitar adecuadamente a los empleados o tener desconocimiento del potencial de las herramientas implantadas. Unos errores que terminan generando desmotivación y que el despacho vuelva a sus antiguos hábitos de trabajo.
Apoyarse en un buen partner tecnológico es una buena manera de sentirse acompañado y garantizar una puesta en marcha fácil y rápida de la digitalización dentro del despacho profesional, sacando el máximo partido a los beneficios y ventajas que ésta aporta.
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