En un breve periodo de tiempo y gracias a la nueva ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas y autónomos, al igual que lo es ahora en las operaciones realizadas con la Administración. El anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley “Crea y Crece”) fue aprobado por el Consejo de Ministros el 30 de noviembre de 2021 y el pasado 30 de junio de 2022, el Congreso de los Diputados ha ratificado el dictamen del proyecto de esta ley.
La nueva obligación de facturar de forma electrónica para todas las empresas y autónomos viene acompañada de un programa de ayudas e incentivos para la transformación digital en las empresas, dotado con 3.000 millones de euros en subvenciones e integrado en la Agenda Digital 2025 y en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
Hasta la aprobación de la ley Crea y Crece, la factura electrónica entre empresas ha sido voluntaria salvo en las relaciones con las Administraciones públicas. En la actualidad y desde el año 2015, todas las facturas dirigidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas. Además, también desde el año 2018 está en vigor la nueva normativa e-factura con carácter obligatorio para el subcontratista en relación con el contratista principal.
Esta medida tiene el objetivo de empujar la transición digital del tejido empresarial español y de controlar y reducir la morosidad en las operaciones comerciales. A su vez, la normativa también recoge que será necesario que las empresas se acojan a la facturación electrónica para optar a subvenciones y contrataciones públicas.
La Ley Crea y Crece va a cambiar por lo tanto, las relaciones entre las empresas y autónomos en lo que se refiere a sus facturas electrónicas, afectando también a los clientes particulares. Para facturar como obliga la ley, las empresas y autónomos deberán hacerlo mediante el uso de soluciones de software especializadas y eficaces, que además les permitan obtener ahorros de costes significativos.
La factura electrónica ofrece un amplio número de beneficios para las empresas. Algunos de los más significativos son:
Ayuda de forma significativa a la digitalización de las relaciones entre empresas y también con clientes y la Administración.
Mejora la transparencia.
Reducción en los niveles de fraude.
Lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.
Disminución de los costes por transacción.
Agilización de cobros y pagos al poder llevar un control más preciso y automatizado.
Incremento de la productividad de los departamentos de Administración de las empresas.
Mejora en el nivel de satisfacción del cliente al acelerar su envío y optimizar la trazabilidad.
Posibilidad de generar y archivar impuestos.
La factura electrónica será obligatoria en cuanto la ley Crea y Crece entre en vigor, lo cual se prevé que ocurra a lo largo del año 2023.
La generalización del uso de la factura electrónica conllevará diversas obligaciones para las empresas y los autónomos. Todavía está pendiente la publicación de la normativa técnica que va a regular el nuevo sistema de facturación electrónica, pero lo que ya se sabe es que las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas con otras compañías y autónomos estando obligadas a ofrecer a los destinatarios sistemas para el acceso, visualización, descarga e impresión de dichas facturas electrónicas. Además habrá un plazo de cuatro años para mantener este acceso, incluso en el caso de que los clientes hayan dejado de serlo.
Los plazos de aplicación de la nueva obligación comenzarán a contar a partir de su publicación en el BOE. Las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros al año contarán con 12 meses para adecuarse a la norma desde la publicación y refrendo de la ley, mientras que los que no lleguen a esa cantidad tendrán hasta 3 años para hacerlo, con un calendario gradual.
Para emitir una factura electrónica es necesario contar con un programa de generación de facturas electrónicas que las elabore de forma automática en función de los parámetros que hayamos establecido.
Los pasos a seguir para emitir una factura electrónica son los siguientes:
Preparación. En el encabezamiento debe figurar la palabra factura, la fecha y el número y la identificación del emisor y del receptor de la factura (nombre, domicilio y NIF). En el cuerpo deberán incluirse el concepto, el importe a pagar, los impuestos aplicables y el total.
Creación. Gracias a un programa de facturación electrónica podremos emitir la factura electrónica con todos los datos exigidos por la ley y guardar el documento. Es aconsejable incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad.
Envío. Se puede enviar la factura electrónica mediante el correo electrónico o subiéndola a una web en la que cada cliente pueda descargársela accediendo con unas claves personales.
Conservación. Las copias de las facturas emitidas mediante un programa de facturación electrónica deben siempre guardarse por si la Agencia Tributaria realiza una inspección en cualquier momento.
La factura electrónica siempre debe ser expedida en el momento en que se realiza la operación, aunque puede darse el caso de que se realicen trabajos periódicos y se incluyan en una misma factura diversas operaciones realizadas en un plazo de tiempo determinado para un mismo cliente, denominándose estas facturas recapitulativas.
De cada factura solo puede existir un original, por lo que si, por ejemplo, se pierde una factura que haya sido enviada, se le puede volver a remitir al destinatario, pero deberá constar en la factura la palabra duplicado.
En Saqqara implantamos la factura electrónica en todos los clientes que lo necesiten para ayudarles a optimizar sus procesos administrativos. Como agente digitalizador que somos, tramitamos las subvenciones procedentes del Programa Kit Digital, dotado con un presupuesto de 3.000M de euros, para la digitalización de las pymes. Ayudamos a la expansión digital de tu negocio mejorando tu gestión empresarial mediante soluciones de software de gestión empresarial Sage a medida.