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Administrar una empresa en el sector de la Construcción no es tarea fácil. El director general es el encargado de generar trabajo y asegurar que los proyectos se realicen con éxito tanto en tiempo como en presupuesto.
Sin embargo, es frecuente que en el día a día surjan nuevas actividades que no hayan sido planificadas o presupuestadas y que repercutan en los beneficios y resultados finales del proyecto.
Tanto si es una empresa de gran tamaño como una más pequeña, es necesario establecer una serie de pasos que deben de cumplirse para controlar proyectos. Asegúrate de utilizar los recursos al 100% y mantener a los clientes satisfechos al 100%. Para ello, puedes utilizar el siguiente checklist:
1.- Evalúa el proyecto
- ¿El proyecto es factible?
- ¿Vale la pena hacer el proyecto?
- ¿Encajan nuestros servicios?
- ¿Tenemos tiempo para hacer este proyecto?
- ¿Qué recursos necesitamos para hacer este proyecto?
2.- Diseña una buena propuesta
Una propuesta puede marcar la diferencia entre conseguir un buen proyecto o trabajar en un proyecto con baja rentabilidad. Para ello:
- Comprende completamente el trabajo y define el alcance del trabajo.
- Fija la necesidad comercial del cliente
- Reúnete con el cliente y redacta un plan inicial que envíes con la propuesta
- Define hitos clave del proyecto
- Identifica los riesgos y crea un plan para mitigarlos.
- Estima tarifas y costos de materiales y mano de obra.
- Cotiza y estima el precio, asegurando márgenes de beneficio.
3.- Envía el contrato
Redactar el contrato desde el principio contribuye a evitar posibles malentendidos en el futuro con el cliente. Ahora bien: el contrato exige un compromiso, por lo que asegúrate de cumplir con los hitos del proyecto y cumplir con las expectativas del cliente.
- Define condiciones de pago
- Verifica que los términos del contrato coinciden con lo acordado
- Descubre cómo modificar y gestionar las modificaciones del contrato.
- Firma el contrato
4.- Planifica tu proyecto
- Detalla el alcance del proyecto
- Lista los plazos
- Divide cada fase del proyecto en tareas
- Clasifica las tareas por orden de prioridad
- Desarrolla un método para hacer cambios en el caso de que fuese necesario
5.- Crea un plan de comunicación con el cliente
- Recoge las direcciones de los empleados y subcontratados
- Establece el medio de comunicación preferido para mantener el contacto.
- Establece con qué frecuencia vas a mantener el contacto con los stakeholders.
6.- Ejecuta el proyecto
- Controla las tareas diarias y el trabajo realizado
- Monitoriza los cambios que se produzcan
- Monitoriza el uso de los materiales
- Monitoriza el equipamiento
7.- Cerrar el proyecto
- Finaliza las tareas incompletas
- Haz una revisión final del trabajo
- Reúnete tanto con el cliente como con los operarios para valorar su satisfacción con el trabajo realizado.
Una vez que el trabajo esté realizado, es el momento de asegurarse de que todo está correcto. Para ello, se puede realizar un control de calidad final para comprobar que se han cumplido todos los requisitos.
También es algo recomendable hacer un informe presupuestario final y una revisión final del proyecto para extraer tanto los aspectos positivos como los que hay que mejorar a futuro.
En este punto, un ERP para empresas de la Construcción puede agilizar en gran medida la realización de todos estos pasos.
